Сучасний бізнес вимагає сучасних рішень. Робота з різними актами, договорами, рахунками, комерційними пропозиціями тощо є нагальною потребою, яку не можна ігнорувати чи вважати непотрібною.
Тому, щоб полегшити та допомогти удосконалити процеси в компанії, які пов’язані саме з документацією, ми створили Генератор документів.
Що це та як працює?
Генератор документів – це спеціальний функціонал системи, метою якого є спрощення, пришвидшення і стандартизація створення друкованих форм у сутностях Простору.
Принцип його роботи полягає у підстановці значень визначених полів із сутностей системи в завчасно сформований шаблон для певного типу документу.
🔍 Детальніше про створення та завантаження шаблонів можна прочитати в окремій статті.
Таким чином, користувач системи вносить інформацію лише у поля карток сутностей, а генератор документів формує необхідні документи, використовуючи значення із цих полів.
🔍Детальніше про генерацію документів у CRM можна прочитати в окремій статті.
🌟Працювати з генератором документів і завантажувати власні шаблони можна на всіх тарифних планах. Єдиною відмінністю є їх кількість.
Налаштування генератора документів
Перш ніж перейти до безпосереднього використання тих можливостей, що надає генератор документів, слід ознайомитися з його параметрами.
Щоб керувати налаштуваннями цього інструменту перейдіть до Налаштувань розділів, відкрийте вкладку Документи.
🌟 Доступ має лише адміністратор чи власник Простору.
Тут ви побачите два блоки. Перший – це Шаблони. Він містить перелік всіх завантажених у Просторі шаблонів (1). А також передбачає можливість створення нових(2).
Список шаблонів
Має вигляд таблиці, яка складається з рядків і колонок. Рядок – це безпосередньо кожен окремий шаблон. А колонка – це складова, яка його характеризує. Наприклад, окреслює назву шаблону, його прив’язку до розділу або відображає інформацію про файл, у якому він міститься.
Можна налаштувати відображення цих характеристик у списку. Для цього потрібно натиснути на шестерню та активувати або деактивувати потрібні, протягнувши кнопки-тумблери у відповідні положення.
Лише Назва шаблону є обов’язковою, відключити відображення назви неможливо. Усі інші характеристики можна або приховати, або ж навпаки налаштувати, щоб їх було видно.
При наведенні курсору на назву шаблону у списку, з’являється кнопка виклику меню взаємодії.
Воно містить такі пункти як Редагувати, Деактивувати та Видалити.
Редагування передбачає внесення змін у системні параметри шаблону.
А також у файл, у якому цей шаблон міститься.
💡 Тобто можна відредагувати файл шаблону та оновити його в системі, без видалення.
Після цього документи будуть генеруватися на основі оновленої версії. А ті, які були сформовані раніше, відповідно до старого шаблону, залишаться без змін.
Щоб відредаговані параметри почали діяти, потрібно все Зберегти.
Якщо деактивувати шаблон, то він залишатиметься у списку, але не буде доступний для вибору при переході до генерації. У той самий час, створені раніше на його основі документи нікуди не зникнуть. Вони й надалі відображатимуться у картках елементів CRM.
Щоб шаблон знову став доступний для використання у сутностях або розумних об’єктах, з якими він має зв’язок, просто потрібно його активувати.
Результатом видалення є повне усунення шаблону з системи. Відновити його буде неможливо, потрібно буде лише завантажувати заново.
Після видалення шаблон зникає зі списку. А також його не можна буде вибрати при генерації нових документів. У той самий час, створені раніше на його основі документи нікуди не зникнуть. Вони й надалі відображатимуться у картках елементів CRM. Такі документи можна відкрити та внести в них зміни. Але з форми перегляду, звісно не вдасться перейти до налаштувань шаблону.
Якщо є необхідність видалити декілька шаблонів одразу, то можна скористатися масовими діями.
Над списком шаблонів знаходиться рядок пошуку та фільтри: Прив’язка до розділу, Активність, Дата створення та Дата оновлення.
Фільтри допомагають знайти певну групу шаблонів, яка об’єднана спільними ознаками. Наприклад, можна налаштувати відображення у списку лише активних шаблонів, які прив’язані до конкретних воронок в Угодах чи Лідах (тобто доступні для використання).
А скориставшись рядком пошуку можна знайти шаблон за назвою.
❗️Зверніть увагу, що пошук обов’язково враховує налаштування фільтрів. Те, які значення вказані в кожному з фільтрів будуть впливати на результат пошуку.
Поля для шаблонів документів
Це більшої мірою інформаційний блок. Тут зберігаються всі поля (як стандартні, так і користувацькі) всіх сутностей, документів, реквізитів та розумних об’єктів разом з їх символьними кодами. Саме останні мають важливе значення для правильної роботи генератора документів.
🔍 Детальніше про символьні коди полів можна прочитати в окремій статті.
Як бачимо, для зручності можна відфільтрувати поля для конкретних сутностей чи розумних об’єктів. Для цього у списку слід проставити галочки, напроти потрібних.
Крім того, можна скористатися полем пошуку, щоб знайти поле за назвою.
Створено: 8 грудня 2023 р. / Оновлено: 22 вересня 2025 р.