Якщо ви вже працюєте з розумними об’єктами (РО) у Uspacy, але маєте якісь додаткові дані, що зберігаються у таблицях Excel, то тепер можете сміло їх імпортувати в робочий Простір.
💡 Зробити це може лише адміністратор чи власник Простору.
Загальні поради
1. Якщо елементи розумних об’єктів повинні бути пов’язані з елементами CRM (через поле типу Прив’язка до сутності) , то необхідно:
🟣 правильно прописати назви у файлі Excel. Тобто ліди, угоди, контакти чи компанії, які пов’язані з імпортованими елементами РО повинні мати точно такі самі назви як у вашій базі CRM на робочому Просторі. А якщо назви будуть відрізнятися хоч на один символ, така інформація НЕ буде збережена та відображена в картках.
🟣 правильно зіставити стовпчики при імпорті. Тобто встановити відповідність між колонкою з файлу, де містяться назви лідів (угод, контактів чи компаній) та потрібним полем з Uspacy типу Прив’язка до сутності: Ліди (Сутність в CRM), Угоди (Сутність в CRM), Контакти (Сутність в CRM), Компанії (Сутність в CRM).
2. Якщо для розумного об’єкта передбачена можливість роботи з напрямками й потрібно перенести елементи у кожен з існуючих, то врахуйте, що:
🟣 файл імпорту повинен містити дані тільки одного напрямку;
🟣 для коректного перенесення та зіставлення сформуйте кілька окремих таблиць Excel та імпортуйте їх по черзі. 1 напрямок з усіма етапами та елементами РО в них = 1 файл.
💡Крім того, потрібно правильно виконувати зіставлення полів.
Завантаження файлу
Щоб почати імпорт перейдіть на сторінку потрібного РО натисніть на шестерню та виберіть пункт Імпорт з файлу.
💡Або зробити це можна через розділ Налаштування – Імпорт та міграції.
У вікні, що відкриється вибрати РО, у який потрібно перенести дані.
Далі завантажте файл з вашого персонального комп’ютера.
❗️Файл для імпорту повинен бути у форматі *csv.
Колонки у ньому будуть зіставлятися з полями CRM. А кожен рядок файлу – це окремий елемент РО.
Попередній перегляд і зіставлення полів
Відкриється сторінка налаштувань і попереднього перегляду. Тут можна задати параметри імпорту та зіставити поля з файлу та з полями у CRM.
Спершу зверніть увагу на: Кодування, Роздільник і Тип зіставлення полів.
💡Порада
- Якщо дані містять сторонні знаки, то спробуйте змінити кодування.
- Якщо всі дані відображаються в одній колонці, то спробуйте змінити роздільник.
Далі виберіть чи буде перший рядок містити заголовки. Якщо знімете галочку, то виглядати це буде як на скріншоті нижче.
☝🏻І крім того, якщо перший рядок файлу не буде містити заголовки, то він буде брати участь у імпорті. Тобто у результаті перенесення буде створений елемент РО.
А якщо залишите галочку, то заголовки будуть виділені. Відповідно перший рядок файлу не буде брати участь у імпорті.
Також вкажіть чи пропускати порожні колонки. Якщо знімете галочку, то на сторінці попереднього перегляду будете бачити порожню колонку, яка є у вашому файлі.
Якщо залишите галочку, то колонка не буде відображена.
❗️☝🏻Але зверніть увагу, якщо опція активна, але ви все ще бачите порожню колонку, то це означає, що даних немає саме в рядках, які доступні для попереднього перегляду. Але в загальному у файлі в цій колонці є заповнені рядки, але вони не потрапили в режим попереднього перегляду.
Ви в будь-який момент можете повернутися до початкових налаштувань, скориставшись кнопкою скидання.
Для успішного імпорту потрібно зіставити поля з файлу з полями в CRM. Система робить це автоматично. Але деякі поля зіставляє одразу за потрібними значеннями.
А інші – зі значенням Не імпортувати. Для них потрібно вручну вказати поля, у які буде перенесена інформація з рядків файлу.
❗️Якщо залишити значення Не імпортувати, то дані з цієї колонки взагалі не будуть перенесені.
💡Зверніть увагу, приклади відображають типи полів і формат даних у системі після імпорту. Вони НЕ є зразками того, як мають виглядати ваші дані у файлі.
У будь-який момент до початку імпорту ви можете видалити всі зіставлення, натиснувши на спеціальну кнопку.
Але обов’язково потрібно підтвердити свої дії. Система також повідомить вас, що після скидання всі поля потрібно буде зіставити вручну. Тобто повернутися до попередніх налаштувань не вийде, так само як і розпочати імпорт.
У результаті скидання усі колонки з файлу будуть міститися у секції Незіставлені поля.
💡 Також тут можуть відображатися поля, які з технічних причин не вийшло зіставити.
Крім того, ви можете створити своє поле для зіставлення, якщо існуючих не вистачає.
Для цього при виборі поля для зіставлення спустіться вниз списку та натисніть Створити нове поле.
Відкриється форма створення користувацького поля. Заповніть параметри та збережіть.
🔍 Детальніше про створення користувацьких полів можна прочитати в окремій статті.
Тепер нове поле доступне для вибору при зіставленні.
Коли для всіх полів встановлена відповідність, натисніть на кнопку Продовжити.
Зіставлення користувачів
Якщо ви маєте поле для зіставлення типу користувач, наприклад, це може бути Відповідальний, то перш ніж починати імпорт встановіть відповідність між користувачами файлу та користувачами в Uspacy.
Система автоматично перекине вас на цей крок, після натискання на кнопку Продовжити.
Якщо імена та прізвища точно співпадають, то зіставлення буде виконано відразу.
Якщо ні, то це потрібно буде зробити вручну.
Зіставлення етапів
Якщо для розумного об’єкта передбачена можливість роботи з напрямками, й потрібно перенести елементи у кожен з існуючих, то перш ніж починати імпорт встановіть відповідність між етапами з файлу та етапами відповідного напрямку в Uspacy.
Система автоматично перекине вас на цей крок, після натискання на кнопку Продовжити.
❗️Якщо пропустити це і почати імпорт без зіставлення поля Етап, то всі ваші елементи РО будуть перенесені в перший етап стандартного (першого) напрямку.
Отже, далі система одразу автоматично почне здійснювати зіставлення. Якщо відповідності між етапами з файлу та етапами першого (стандартного) напрямку не знайдено, то буде запропоновано варіант створити етап при імпорті.
Але зверніть увагу на блок керування воронкою. Тут можна вказати правильну, тобто ту, у яку планується перенесення угоди з файлу. Або ж взагалі створити новий напрямок.
🔍 Створення напрямків для РО аналогічне створенню воронок для угод, тому детальніше можна прочитати в окремій статті.
Після вибору потрібної воронки РО, етапи якої співпадають з етапами з файлу, відбудеться автоматичне зіставлення. Це спрацює за умови, якщо назви етапів з файлу та в Uspacy ідентичні.
💡Звісно, за потреби все можна змінювати етапи вручну.
Або, якщо раптом у файлі не вистачає потрібного, можна вибрати варіант створити при імпорті. І у результаті після перенесення даних, у вашій CRM з’явиться етап з файлу, якого не вистачало у процесі зіставлення.
Якщо імпортуються програшні етапи, то вкажіть для них причину провалу.
ЇЇ також можна створити при імпорті. І у результаті після перенесення даних, у вашій CRM з’явиться етап з файлу, якого не вистачало у процесі зіставлення.
Крім того у будь-який момент можна перейти до налаштувань тієї воронки, у яку плануєте переносити угоди з файлу.
Тут доступне перейменування та створення нових етапів і причин провалу.
🔍 Принцип роботи з напрямками в розумних об'єктах аналогічний принципу роботи з мультиворонками в угодах. Тому радимо ознайомитися з окремою статтею на цю тему.
Коли все готово, можна переходити далі ⬇️
Запуск імпорту та результат
Після налаштування зіставлень полів та параметрів імпорту (зіставлення користувачів та етапів) можна запускати процес перенесення даних з файлу в РО. Для цього натисніть кнопку Почати імпорт.
❗️Нагадаємо
- Для запуску потрібне як мінімум одне зіставлене поле. Інакше система не зможе розпочати імпорт даних.
- Дані з полів, які залишилися незіставленими, не будуть перенесені. Тому починаючи імпорт майте це на увазі. Але система дозволить повернутися та зіставити поля, щоб ви ненароком не втратили важливі дані.
Тепер лише дочекайтеся завершення імпорту, щоб почати працювати зі своїми даними вже в Uspacy.
❗️ Не закривайте сторінку!
Якщо імпорт успішний, то ви побачите відповідне повідомлення про це у вікні 🚀✅
💡У разі помилки ви одразу можете спробувати заново завантажити файл, зіставити поля та запустити імпорт.
Тепер все готово! Дані перенесені до вашого Простору, можна починати працювати з ними.
Створено: 9 липня 2024 р. / Оновлено: 10 липня 2025 р.