Дуже зручно, коли є можливість автоматизувати створення однотипних завдань. І тоді не потрібно щоразу заповнювати всі поля однією й тією ж інформацією, наприклад, постійно додавати аналогічний опис, відповідальних чи виставляти крайні терміни.
Плюс не треба переживати, що вчасно не вийшло створити задання або про нього взагалі забули. Uspacy потурбується за вас 🙌🏻
Лише зробіть завдання регулярним, налаштуйте параметри цієї регулярності, а потім керуйте нею за допомогою шаблонів. Але про все по порядку ⬇️
🌟 Робота з регулярними завданнями доступна лише на комерційних тарифах. Детальніше з можливостями всіх тарифних планів можна ознайомитися ТУТ.
💡 Особливості:
Налаштування регулярності
Спершу потрібно створити завдання (базове), яке і стане основою для шаблону та для наступних типових завдань. Заповніть всі потрібні поля. А потім активуйте опцію Зробити завдання регулярним. Для цього просто перетягніть кнопку-тумблер.
Відкриється вікно налаштувань регулярності шаблону, який буде створений після збереження самого завдання.
Це вікно поділене на три блоки.
Повторюваність
Тут потрібно вказати частоту створення наступних типових регулярних завдань на основі шаблону.
1. День. Потрібно вказати кількість днів, після спливу яких буде створено чергове завдання.
💡Наприклад, якщо вказано 1, то завдання буде ставитися кожного дня, А якщо вказано 5 – наступне буде створено через 5 днів, на 6.
❗️ Першим днем вважається той, коли поставлене завдання, наприклад понеділок (1), значить наступне буде в суботу (на 6).
2. Тиждень. Потрібно вказати на який за рахунком тиждень та у який саме день тижня буде створено чергове завдання.
💡 Наприклад, якщо вказано 1, то завдання буде ставитися кожного тижня. А якщо вказано 5 – наступне буде поставлене через 4 тижні на 5.
❗️ Відлік йде з дати початку регулярного завдання.
3. Місяць. Є можливість вибрати:
🟣 конкретний день (число) місяця та безпосередньо на який за рахунком місяць буде створено чергове регулярне завдання.
💡У разі вибору варіанту Останній день завдання буде поставлено у останній день місяця (30 чи 31 числа або 28/29 для лютого)
Щодо місяців, то наприклад, якщо вказано 1, завдання буде ставитися кожного місяця. А якщо 5 – наступне буде створено через 4 місяця на 5.
❗️Відлік йде з дати створення регулярного завдання.
Тобто, якщо це 31 березня, то ця дата входить до першого місяця. Тому при регулярності кожного 5 числа кожного 3 місяця наступне завдання буде поставлено 5 травня.
🟣 конкретний день конкретного тижня в місяці та на який за рахунком місяць буде створено чергове завдання.
💡Щодо місяця, то якщо вказано 1, завдання буде ставитися кожного місяця. А якщо вказано 5 – наступне буде створено через 4 місяця на 5 місяць.
❗️Відлік йде з дати створення регулярного завдання.
Тобто якщо це 31 березня, то ця дата входить до першого місяця. Тому при регулярності кожного останнього вівторка кожного 3 місяця наступне завдання буде поставлено 30 травня.
4. Рік. Теж можна вибрати:
🟣 конкретний місяць року та конкретний день у ньому, коли буде створено чергове завдання.
🟣 конкретний місяць року, конкретний тиждень в цьому місяці та конкретний день цього тижня коли буде створено чергове завдання.
Постановка та завершення завдання
Тут потрібно вказати дату створення завдання, яке буде взято за основу для шаблону та майбутніх регулярних завдань, а також необхідність встановлення крайнього терміну.
У полі Створення з необхідно вибрати календарну дату та години.
Якщо активувати кнопку-тумблер Кінцевий термін, то можна встановити через яку кількість днів та о котрій годині буде наставати дедлайн кожного з регулярних завдань, створених за цим шаблоном.
❗️Кінцевий термін розраховується за допомогою додавання кількості днів до дати створення чергового завдання.
Зупинити створення регулярних завдань
Тут потрібно вибрати, коли (при настанні якої з умов) закінчити створювати завдання за шаблоном.
🟣 Якщо вибрати варіант Ніколи, то зупинити створення регулярних завдань можна були лише вручну.
🟣 Якщо вибрати варіант З календарної дати, то створення регулярних завдань буде зупинено автоматично з настанням вказаної дати. Але при цьому залишається можливість зупинити створення вручну.
🟣 Якщо вибрати варіант Кількість повторень, то створення за шаблоном буде припинено після того, як вказана кількість регулярних завдань буде поставлена. Але при цьому залишається можливість зупинити створення вручну.
Створення регулярних завдань
Коли всі налаштування виконані залишається натиснути Зберегти. Це забезпечить застосування вказаних у вікні параметрів регулярності до шаблону, на основі якого будуть створюватися майбутні типові завдання.
А щоб утворився шаблон, потрібно зберегти саме завдання. Для цього натисніть на відповідну кнопку.
У результаті в картці створеного завдання можна побачити, що воно стало базовим для шаблону. Тобто він сформувався на основі цього завдання. Про це свідчить прив’язка до шаблону, відповідно до якого вже будуть створюватися наступні регулярні завдання.
Натиснувши на назву шаблону можна одразу перейти його до перегляду. Тут видно, який статус він має, яка кількість регулярних завдань з ним пов’язана, а також параметри для автоматичного створення наступних.
❗️Зверніть увагу, що першим завжди буде завдання на основі якого створювався шаблон. А вже всі наступні регулярні завдання будуть додаватися відповідно до налаштувань регулярності в ньому.
Створене базове завдання буде відображене в загальному списку.
А шаблон, який сформувався на його основі з урахуванням налаштувань регулярності, можна знайти на окремій сторінці. Натисніть на шестерню та виберіть пункт Шаблони завдань.
Шаблони регулярних завдань
Шаблон регулярного завдання можна створити як автоматично при налаштуванні регулярності для певного завдання (базового) та його збереженні. Тобто так як було описано вище.
Так вручну, через сторінку Шаблони. Для цього спершу скористайтеся кнопкою Створити.
Відкриється форма створення шаблону. Тут потрібно заповнити всі необхідні поля.
Створення регулярного шаблону завдань майже не відрізняється від створення звичайного шаблону. Основною відмінністю є налаштування повторюваності. Тому якщо плануєте зробити шаблон регулярним, то при заповненні полів форми можна не зважати на керування термінами. Вони просто будуть налаштовуватися окремо у параметрах повторюваності.
Отже, для того, щоб зробити шаблон регулярним, активуйте цю опцію у формі створення.
Відкриється вікно налаштувань. Тут потрібно задати всі параметри повторюваності. Вони не відрізняються від тих, які можна налаштувати під час створення завдання. Коли все готово, натисніть зберегти.
У результаті ви побачите, що шаблон зі звичайного став шаблоном регулярним. І зникло поле для керування термінами, оскільки вони налаштовувалися окремо у спливаючому вікні. Тепер залишається Створити шаблон.
У результаті він збережеться у системі й буде одразу відкритий у формі перегляду.
❗️Нагадаємо, що першим завжди буде базове завдання, тобто те, на основі якого створювався шаблон. Воно одразу буде мати зв’язок з ним. А вже всі наступні регулярні завдання будуть додаватися відповідно до налаштувань регулярності в самому шаблоні.
Усі створені регулярні шаблони можна знайти в списку на сторінці Шаблони у вкладці Регулярні.
Цей список має вигляд таблиці, яка складається з рядків і колонок. Рядок – це безпосередньо кожен окремий шаблон. А колонка – це складова, яка характеризує шаблон, наприклад, його назва, відповідальний, пріоритет тощо.
Можна налаштувати відображення цих характеристик у списку. Для цього потрібно натиснути на шестерню та активувати або деактивувати потрібні.
Лише Назва шаблону є обов’язковою, відключити відображення назви неможливо. Усі інші характеристики можна або приховати, або ж навпаки налаштувати, щоб їх було видно.
При наведенні курсора на назву шаблона можна побачити кнопку виклику меню взаємодії (три крапки). Воно містить у собі такі пункти як Завершити, Редагувати та Видалити.
Меню взаємодії можна викликати й безпосередньо при перегляді самого шаблону. Але тут воно буде містити лише два пункти Редагувати та Видалити, оскільки для опції завершення є окрема кнопка.
❗️Зверніть увагу, що доступ до цих дій має лише постановник. Інші учасники ніяк не можуть впливати на шаблон. Тобто вони НЕ зможуть відредагувати його, призупинити, завершити чи видалити.
Крім того, як і у звичайному завданні є можливість залишати коментарі. Зробити це можуть всі учасники.
💡Коментарі додаються саме до шаблону та не переносяться в завдання, які будуть створені на його основі.
Редагування шаблону
Передбачає внесення змін у всі поля та налаштування базового завдання, на основі якого було створено шаблон. Тобто можна доповнити опис, вибрати нового відповідального, додати чи усунути інших учасників, включити контроль після завершення тощо.
Після внесення всіх потрібних змін натисніть на кнопку, яка їх збереже.
Редагування регулярності
Передбачає внесення змін у саме в параметри, які впливають на регулярність завдань, що будуть створені за шаблоном.
Натисніть на шестерню поруч з полем Налаштування регулярності.
Відкриється вікно, внесіть потрібні зміни та збережіть.
Тепер наступні регулярні завдання за цим шаблоном будуть створювати з урахуванням нових параметрів.
Призупинення дії шаблону
Це один із різновидів відключення регулярності завдань. Щоб призупинити дію шаблону потрібно натиснути на відповідну кнопку.
У результаті завдання, які повинні створювати відповідно до налаштувань регулярності, створюватися не будуть.
А у списку шаблон отримає статус Призупинений.
Але його дію можна Відновити. І тоді всі заплановані завдання знову почнуть створюватися за тими налаштуваннями регулярності, які були встановлені до призупинення.
Завершення дії шаблону
Теж є одним із різновидів відключення регулярності завдань. Щоб завершити дію шаблону натисніть на відповідну кнопку.
У результаті завдання, які повинні створювати відповідно до налаштувань регулярності, створюватися не будуть. До цього моменту все досить схоже на призупинення дії
Але в списку шаблон отримає статус Завершений.
А щоб відновити його дію потрібно заново налаштувати регулярність для завдань, які будуть створені на його основі. Тому, щоб шаблон знову став активним натисніть на Відновити регулярність.
І у вікні налаштувань встановіть потрібні параметри та збережіть.
Видалення шаблону
По факту це теж різновид відключення регулярності завдань. Тому логічно, що видалення зупиняє створення всіх наступних запланованих відповідно до налаштувань регулярності завдань. Тобто той самий наслідок як і для призупинення або завершення.
Але окрім цього, для завдань, які вже існують та мають зв’язок із шаблоном, цей зв'язок розривається. А сам шаблон усувається із загального списку.
Створено: 7 вересня 2023 р. / Оновлено: 29 лютого 2024 р.