Шаблони завдань

Шаблони – це невід'ємна та важлива частина ефективної роботи із завданнями. Не потрібно заповнювати однакові дані кожен раз. Достатньо лише вибрати відповідний шаблон та дозаповнити конкретні деталі.

Тобто, використання цього інструменту пришвидшує створення нових завдань, оскільки для цього потрібні мінімальні зусилля та часовитрати.

Крім того, шаблони стандартизують процес. Їх використання допомагає забезпечити однаковий підхід до оформлення, наприклад, конкретного типу завдань у вашому Просторі.

У Uspacy можна працювати з двома типами шаблонів. Перший – це звичайні, а другий – регулярні.

Їх відмінність полягає у тому, що останні дозволяють автоматизувати процес створення однотипних завдань шляхом налаштування повторюваності.

Де знайти?

Щоб перейти до роботи із шаблонами потрібно у списку чи на дошці завдань натиснути на шестерню та вибрати пункт Шаблони завдань.

Відкриється відповідна сторінка. Саме тут можна перейти до створення нових шаблонів чи переглянути, відредагувати та видалити існуючі. А також переключатися між регулярними та звичайними шаблонами.

Як створити?

Щоб це зробити, натисніть на однойменну кнопку.

Відкриється форма створення шаблону. Тут потрібно заповнити всі необхідні поля.

Вони майже аналогічні тим, які є у звичайному завданні, окрім двох:

Доступність шаблону (1) – тут потрібно вказати, хто зможе бачити створений шаблон у списку збережених і користуватися ним.

Керування термінами (2) – тут потрібно вказати, через скільки днів і о котрій годині від моменту створення завдання за цим шаблоном спливе його крайній термін.

Крім того, якщо ви хочете зробити шаблон регулярним, то перейдіть до цих параметрів у формі створення. Вони не відрізняються від тих, які можна налаштувати під час створення завдання.

У іншому разі шаблон, який ви збережете буде звичайного типу. На його основі не будуть автоматично створюватися завдання. Робити це потрібно буде вручну.

Отже, коли всі потрібні поля в шаблоні заповнені та параметри задані, то натисніть на кнопку Створити шаблон.

У результаті він збережеться у системі й буде одразу відкритий у формі перегляду.

А знайти його можна буде на сторінці Шаблони у вкладці Звичайні.

Як створити завдання на основі шаблону?

Зробити це можна двома способами. Перший – при перегляді шаблону. Просто натиснути на відповідну кнопку в правому нижньому кутку форми.

Другий – на сторінці завдань через мультикнопку Створити – Створити за шаблоном.

У спливаючому вікні потрібно вибрати потрібний шаблон. І потім підтвердити свої дії, клікнувши Створити на основі.

Не зважаючи на те, яким способом ви скористаєтеся, у результаті буде відкрита форма створення завдання. У неї будуть підтягнуті всі заповнені поля з шаблону та всі задані в ньому параметри (чи потрібно вести обліку часу або відправляти на контроль після завершення).

Звісно за потреби можна швидко підкоригувати деталі та додати дані, яких не вистачає. А потім просто Створити завдання.

Готово! Тепер все відбувається набагато швидше, чи не так 😉

Як взаємодіяти із звичайними шаблонами?

Як вже зазначалося раніше, усі сформовані вручну шаблони можна знайти на сторінці Шаблони у вкладці Звичайні.

Вони зберігаються у списку. Він має вигляд таблиці, яка складається з рядків і колонок. Рядок – це безпосередньо кожен окремий шаблон. А колонка – це складова, яка характеризує шаблон, наприклад, назва, відповідальний і пріоритет для завдань, які будуть створені на його основі, тощо.

Можна налаштувати відображення цих характеристик у списку. Для цього потрібно натиснути на шестерню та активувати або деактивувати потрібні.

Лише Назва шаблону є обов’язковою, відключити відображення назви неможливо. Усі інші характеристики можна або приховати, або ж навпаки налаштувати, щоб їх було видно.

При наведенні курсора на рядок шаблона можна побачити кнопку виклику меню взаємодії (три крапки). Воно містить у собі такі пункти як Редагувати та Видалити.

Меню взаємодії можна викликати й безпосередньо при перегляді самого шаблону.

Крім того, як і у звичайному завданні є можливість залишати коментарі. Зробити це можуть всі учасники.

Редагувати шаблон

Ця дія передбачає внесення змін у всі поля та параметри шаблону.

Тобто можна доповнити опис, вибрати нового відповідального, додати чи усунути інших учасників, включити облік часу тощо.

Після внесення всіх потрібних змін натисніть на кнопку, яка їх збереже.

Видалити шаблон

Ця дія передбачає повне усунення шаблону із системи без можливості відновлення.

Але ті завдання, які ви створювали на його основі раніше не видаляться. Вони будуть доступними для роботи й надалі.

Особливості звичайних шаблонів

🟣На Стандартному можна створити 10 звичайних шаблонів завдань, на Професійному обмежень за кількістю нема.

🟣У разі, якщо комерційний тарифний план переключається на Безкоштовний, то усі шаблони будуть недоступні для перегляду та на їх основі не можна буде сторити завдання. Але після повернення на комерційний тариф одразу знову всі можливості взаємодії активуються.

🟣 У разі, якщо було здійснено перехід з Професійного на Стандартний тариф, то доступними для роботи залишаються тільки 10 перших шаблонів, інші неможливо переглянути та створити на їх основі завдання. Додати нові теж не вийде. Після повернення на Професійний тариф ті шаблони, які були недоступні до роботи одразу активуються.

🟣 У разі, якщо Професійний тариф переключається на Безкоштовний (відповідно усі шаблони недоступні для роботи) , а після цього відбувся перехід на Стандартний, то активуються тільки перші з 10 шаблонів у списку. Створити нові не вийде.