Змінні та константи в Процесах

Змінні та константи в процесах

Змінні та константи допомагають зберігати й використовувати додаткові значення під час роботи процесу. Завдяки їм можна передавати дані між діями, підставляти готові значення в поля, зберігати проміжні результати або використовувати однакові налаштування в кількох процесах.

Наприклад, у процесі можна зберегти певну суму, статус, текст повідомлення, ID відповідального або інше значення, а потім використати його в наступних діях.

Що таке константи?

Константи — це значення, які користувач задає вручну. Вони не змінюються під час виконання процесу.

Процес може лише використовувати константу як готове значення, але не може її змінити.

Наприклад, константою може бути:

• фіксована email-адреса;
• стандартний текст повідомлення;
• ID певного співробітника;
• стала сума;
• назва відділу або напряму роботи.

Константи зручно використовувати тоді, коли одне й те саме значення потрібно підставляти в різні дії процесу.

Що таке змінні?

Змінні — це значення, які можуть змінюватися під час виконання процесу.

На відміну від констант, змінну можна не лише використати, а й оновити в самому процесі. Наприклад, записати в неї нове значення після певної дії або змінити його залежно від умов.

Змінні зручно використовувати, коли процесу потрібно:

• зберігати проміжне значення;
• передавати дані між різними блоками процесу;
• змінювати значення залежно від логіки процесу;
• використовувати результат однієї дії в наступних діях.

Локальні та глобальні змінні й константи

Змінні та константи можуть бути двох типів: локальні та глобальні.

Локальні змінні та константи

Локальні змінні й константи доступні лише в межах одного процесу.

Тобто їх можна використовувати тільки в тому процесі, для якого вони створені. В інших процесах вони не відображаються і недоступні для вибору.

Такий варіант підходить, якщо значення потрібне лише для конкретного сценарію автоматизації.

Глобальні змінні та константи

Глобальні змінні й константи доступні в усіх процесах.

Їх зручно використовувати для значень, які можуть знадобитися в різних процесах. Наприклад, якщо в кількох процесах потрібно використовувати однакову email-адресу, стандартний текст або конкретне значення поля.

Як створюються змінні та константи?

Змінні та константи створюються за принципом полів. Для них налаштовуються основні характеристики:

• Назва — зрозуміла назва змінної або константи.
• ID — системний ідентифікатор, за яким значення використовується в процесі.
• Тип поля — визначає, яке саме значення можна зберігати: текст, число, дата тощо.
• Множинність — визначає, чи може змінна або константа містити одне значення або кілька значень.

На відміну від звичайних полів, для змінних і констант не налаштовується обов’язковість.

Локальні змінні та константи створюються безпосередньо в самому процесі. Вони доступні лише в межах цього процесу й не можуть використовуватися в інших процесах.

Глобальні змінні та константи можна створити як під час налаштування процесу, так і через налаштування на сторінці процесів. Після створення вони стають доступними для використання в усіх процесах.

Як змінити значення змінної в процесі?

Щоб процес міг змінити значення змінної, використовується окрема дія — Зміна змінних.

У цьому блоці можна вибрати потрібну змінну з доступних локальних або глобальних змінних і вказати, яке значення потрібно записати.

Принцип роботи схожий на запис значення в поле під час зміни сутності. Тобто можна вказати конкретне значення, підставити дані з інших доступних блоків процесу чи взагалі використати математичні операції.

Важливо❗️через дію Зміна змінних можна змінювати лише змінні. Константи таким способом не змінюються.

Як це працює в реальному процесі?

Розглянемо приклад процесу Розрахунок повної вартості квартири.

Його можна використовувати для автоматичного розрахунку вартості квартири за площею, комісії агента та повної суми з урахуванням цієї комісії.

Наприклад, у картці квартири є площа об’єкта та ціна за 1 м², а процес має самостійно розрахувати:

• вартість квартири за площею;
• суму комісії агента;
• повну вартість квартири з урахуванням комісії.

Для цього можна використати константи та змінні.

Які значення знадобляться для процесу?

У цьому прикладі можна створити константи для значень, які не мають змінюватися під час виконання процесу. У нашому прикладі це буде глобальна константа.

• Комісія агента, % — відсоток комісії, який додається до вартості квартири. Це значення, яке задається вручну й використовується процесом для розрахунків.

Також потрібно створити змінні, у які процес буде записувати проміжні та фінальні результати.

У цьому прикладі використовуються:

• Сума за квартиру — локальна змінна, у яку записується вартість квартири, розрахована за площею без урахування комісії агента.

• Комісія агента — глобальна змінна, у яку записується сума комісії агента в грошовому значенні.
• Підсумкова вартість — глобальна змінна, у яку записується фінальна вартість квартири з урахуванням комісії.

Як налаштовується цей процес?

Як і для кожного процесу, потрібно налаштувати послідовність дій, які система виконуватиме автоматично.

У нашому прикладі процес має запускатися тоді, коли в CRM створюється нова угода. Далі він братиме потрібні дані з картки угоди, виконуватиме розрахунки та записуватиме результати у змінні.

Отже, перший блок процесу — Тригер. Він визначає, за якої події має запускатися процес.

У цьому прикладі потрібно налаштувати такі значення:

• Об’єкт події — Угода.
• Подія — Створено.

Це означає, що процес запускатиметься автоматично після створення нової угоди в CRM.

Першою дією процесу є Зміна змінних. Вона потрібна для того, щоб записати розраховане значення у змінну.

У нашому прикладі першою потрібно розрахувати базову вартість квартири без урахування комісії агента.

У налаштуваннях дії вкажіть:

• Назва — Вартість квартири.
• Опис — Розрахунок вартості квартири.

Далі в блоці Зміна змінної натисніть Додати змінну та виберіть локальну змінну Сума за квартиру.

Саме в цю змінну процес запише результат першого розрахунку.

Після вибору змінної потрібно вказати формулу розрахунку. У нашому прикладі вартість квартири визначається за площею та ціною за один квадратний метр:

Площа квартири × Ціна за м² = Сума за квартиру

Для цього в значення змінної потрібно додати:

• поле угоди Площа (м²)
• знак множення *;
• поле угоди Ціна за м².

У результаті процес візьме площу квартири з картки угоди, помножить її на ціну за квадратний метр і запише отриману суму в локальну змінну Сума за квартиру.

Після того як процес розрахував базову вартість квартири, потрібно додати ще одну дію Зміна змінних. Вона буде відповідати за розрахунок комісії агента.

У налаштуваннях дії вкажіть:

• Назва — Комісія агента.

• Опис — Розрахунок комісії агента.

Далі в блоці Зміна змінної натисніть Додати змінну та виберіть глобальну змінну Комісія агента. Саме в неї процес запише розраховану суму комісії.

Щоб сформувати значення, потрібно використати дані зі змінних і констант. Для цього перейдіть на вкладку Змінні та константи та виберіть потрібні значення.

У цьому прикладі для розрахунку використовуються:

• глобальна константа Комісія — відсоток комісії агента;

• локальна змінна Сума за квартиру — базова вартість квартири, яку процес розрахував на попередньому кроці.

Формула має такий вигляд:

(Комісія / 100) × Сума за квартиру = Комісія агента

Тобто процес бере відсоток комісії, ділить його на 100, а потім множить на суму за квартиру.

У результаті в глобальну змінну Комісія агента буде записано суму комісії в грошовому значенні.

Наступна дія процесу — ще одна Зміна змінних. Вона потрібна для того, щоб розрахувати фінальну суму: вартість квартири разом із комісією агента.

У налаштуваннях дії вкажіть:

• Назва — Повна вартість.

• Опис — Розрахунок повної вартості квартири з урахуванням комісії агента.

Далі в блоці Зміна змінної натисніть Додати змінну та виберіть глобальну змінну Підсумкова вартість. Саме в цю змінну процес запише фінальний результат розрахунку.

Щоб сформувати значення, перейдіть на вкладку Змінні та константи та додайте потрібні значення:

• глобальну змінну Комісія агента;

• локальну змінну Сума за квартиру.

Між ними потрібно поставити знак додавання +.

Формула має такий вигляд:

Комісія агента + Сума за квартиру = Підсумкова вартість

У результаті процес додасть розраховану комісію агента до базової вартості квартири й запише фінальну суму в глобальну змінну Підсумкова вартість.

Після того як процес розрахував комісію агента та повну вартість квартири, ці значення можна записати в поля картки угоди. Для цього потрібно додати наступну дію — Змінити поля.

У блоці дії виберіть сутність Угода, оскільки саме її поля потрібно оновити.

Далі в полі ID сутності вкажіть Угоди: ID. Це потрібно для того, щоб процес розумів, яку саме угоду треба змінити. У нашому прикладі оновлюється та сама угода, після створення якої запустився процес.

Після цього додайте поля, у які потрібно записати результати розрахунку:

• у поле Сума комісії передайте значення зі змінної Комісія агента;

• у поле Сума угоди передайте значення зі змінної Підсумкова вартість.

У результаті після виконання процесу в картці угоди автоматично оновляться сума комісії агента та повна сума угоди з урахуванням цієї комісії.

Після оновлення полів угоди можна додати ще одну дію — Створити. У цьому прикладі вона використовується для створення коментаря у вигляді нотатки в картці угоди з усіма результатами розрахунку.

У налаштуваннях дії потрібно вибрати тип створюваного елемента — Коментар.

Далі заповніть основні параметри:

• Сутність — Угода.

• ID сутності — Угоди: ID.

Це означає, що коментар буде створено саме в тій угоді, після створення якої запустився процес.

У полі Тіло потрібно сформувати текст коментаря. До нього можна додати як звичайний текст, так і значення з полів, змінних і констант.

У нашому прикладі в коментар передаються такі дані:

• ціна за м²;
• площа квартири;
• сума за квартиру;
• відсоток комісії;
• сума комісії агента;
• підсумкова вартість квартири.

Наприклад, текст коментаря може мати такий вигляд:

У результаті після виконання процесу в картці угоди з’явиться коментар у вигляді нотатки із повною деталізацією розрахунку. Це допомагає швидко перевірити дані та зрозуміти, з яких значень сформувалася повна вартість квартири.

Після налаштування всіх дій процес потрібно Зберегти. Для цього натисніть відповідну у верхній частині сторінки.

Якщо процес має почати працювати одразу після збереження, увімкніть перемикач Активувати після збереження. У такому разі після натискання кнопки Зберегти процес стане активним і запускатиметься автоматично за налаштованим тригером — у нашому прикладі після створення нової угоди.

Якщо залишити перемикач вимкненим, процес буде збережено, але він не запускатиметься автоматично. Це зручно, якщо потрібно ще перевірити налаштування, доповнити логіку або активувати процес пізніше.

Після активації процесу він буде виконувати налаштовану послідовність дій: розраховувати вартість квартири, комісію агента, підсумкову суму, записувати результати в поля угоди та створювати коментар із деталізацією розрахунку.