🔍 Загальну інформацію та про способи передавання справ можна прочитати в окремій статті.
Спосіб передавання
Якщо потрібно для елементів CRM призначити одного відповідального, а для Завдань уже іншого, то слід використати спосіб передавання За модулями. А далі, щоб перейти до наступного кроку, потрібно натиснути на кнопку Продовжити.
Вибір повноважень
Для кожного модуля потрібно вибрати нового відповідального.
Тут будуть відображені лише ті модулі, де у співробітника, для якого ініціювали передавання справ, є активні робочі справи, наприклад, незакриті завдання (модуль Завдання) або угоди (модуль CRM).
❗️Система одразу автоматично підставить у поля вибору того, (адміністратора чи власника Простору), хто запустив передавання. Але звісно можна вказати будь-якого потрібного користувача.
Якщо справи якогось модуля НЕ потрібно передавати, тоді деактивуйте його за допомогою кнопки-тумблера.
Отже, новим відповідальним може бути:
- Співробітник. Можна вибрати будь-якого співробітника компанії. Після завершення процесу, для всіх справ у певному модулі він буде новим відповідальним замість користувача, для якого ініціювали передання прав.
- Керівник. У результаті всі справи певного модуля будуть передані безпосередньо керівнику співробітника. Але якщо співробітник перебуває в складі двох відділів, то є можливість вибрати, на якого саме керівника передати справи. Після завершення процесу він буде відповідальним за всі справи певного модуля, які були раніше закріплені за співробітником, для якого ініціювали передавання.
- Відділ. Цей варіант передбачає, що в результаті всі справи з певного модуля передаються співробітникам вибраного відділу. Буде автоматичне рівномірне випадкове розподілення між усіма його працівниками.
☝🏻Передавання справ на відділ поки що недоступне до вибору. Слідкуйте за нашими оновленнями😉
Щоб призначити відповідального, здійсніть вибір, натиснувши на потрібного користувача. Він одразу відобразиться у полі.
Якщо випадково вибрали не того співробітника новим відповідальним, то його можна видалити, натиснувши на хрестик. А потім вказати іншого колегу.
Після того як вказали нового відповідального потрібно перейти до наступного кроку, натиснувши кнопку Продовжити.
Перевірка інформації
Тут відображена інформація з якого співробітника на якого будуть передані справи у вибраних модулях.
Також обов’язково окремо зверніть увагу на відповідальних користувачів для автоматично створюваних елементів під час роботи деякого функціоналу Простору. Це ситуації, коли надходить вхідний дзвінок, коли клієнт пише у чат через віджет на сайті чи месенджер, коли спрацьовує умовна дія або заповнюється CRM-форма.
Саме передавання справ НЕ замінить поточного відповідального на нового в налаштуваннях певного функціоналу в Просторі. Тобто новий відповідальний буде призначений лише для вже створених елементів, а не тих, які можуть з’явитися в системі завдяки автоматичній роботі параметрів.
Наприклад, щоб нові заповнені форми, потрапивши у вашу CRM вже теж мали нового відповідального, налаштуйте це окремо безпосередньо в самому інструменті.
Передавання справ
Коли все готово й влаштовують налаштовані дані, то за допомогою кнопки Передати справи запустіть сам процес.
💡Якщо треба щось відредагувати, то можна скористатися кнопкою До попереднього кроку та змінити налаштовані дані де це потрібно.
У вікні буде міститися повідомлення про успішний запуск і відображення прогресу передання справ.
❗️Перервати процес вже немає можливості навіть якщо ви закриєте форму.
💡Для зручності ви можете згорнути вікно передавання справ. Для цього потрібно натиснути на відповідну кнопку.
Процес, звісно що, не буде перерваний. Ви зможете слідкувати за його перебігом у компактному інформаційному блоці.
А потім за потреби знову розгорнути та повернути повний масштаб вигляд вікна.
Після успішного завершення передавання справ ви побачите відповідне повідомлення.
Можна продовжувати роботу!👍🏻
❗️Проте зверніть увагу на важливий нюанс, що якщо було передано велику кількість елементів (наприклад, лідів, угод, завдань тощо), відразу після завершення процесу в інтерфейсі деякий час може відображатися старий відповідальний користувач, а фільтри за відповідальними тимчасово можуть не працювати коректно.
Це пов’язано з тим, що оновлення індексу відбувається не миттєво, і система потребує трохи часу, щоб дані оновилися у всіх розділах.
Створено: 24 лютого 2023 р. / Оновлено: 3 червня 2025 р.