🔍 Загальну інформацію та про способи передавання справ можна прочитати в окремій статті.
Спосіб передавання
Якщо для Угод необхідно призначити одного відповідального, для Лідів іншого, а для Поставлених завдань взагалі третього, тоді слід використати спосіб передавання За сутностями. Для цього необхідно відмітити його у вікні та натиснути на кнопку Продовжити.
Вибір повноважень
Для кожної сутності потрібно заповнити набір полів – вибрати які саме повноваження потрібно передати (залежить від типу сутності) та безпосередньо вказати відповідального.
Тут будуть відображені лише активні сутності того співробітника, для якого ініціювали передання справ, наприклад, незакриті завдання або угоди.
💡Система одразу автоматично підставить у поля вибору того, (адміністратора чи власника Простору), хто запустив передавання. Але звісно можна вказати будь-якого потрібного користувача.
Якщо всі справи в усіх сутностях якогось модуля НЕ потрібно передавати, тоді деактивуйте його за допомогою кнопки-тумблера.
А якщо не потрібно НЕ передавати справи в певних конкретних сутностях якогось модуля, наприклад CRM, то деактивуйте їх, знявши відмітку прапорцем.
Отже, новим відповідальним може бути:
- Співробітник. Можна вибрати будь-якого співробітника компанії. Після завершення процесу, для всіх елементів сутності він буде новим відповідальним замість користувача, для якого ініціювали передавання прав.
- Керівник. У результаті всі елементи певної сутності будуть передані безпосередньо керівнику співробітника. Але якщо співробітник перебуває в складі двох відділів, то є можливість вибрати, на якого саме керівника передати справи. Після завершення процесу він буде відповідальним за всі елементи сутності, які були раніше закріплені за співробітником, для якого ініціювали передання.
- Відділ. Цей варіант передбачає, що в результаті всі елементи певної сутності передаються співробітникам вибраного відділу. Буде автоматичне рівномірне випадкове розподілення між усіма його працівниками.
☝🏻Передавання справ на відділ поки що недоступне до вибору. Слідкуйте за нашими оновленнями😉
Щоб призначити відповідального, здійсніть вибір, натиснувши на потрібного користувача. Він одразу відобразиться у полі.
Якщо випадково вибрали не того співробітника новим відповідальним, то його можна видалити, натиснувши на хрестик. А потім вказати іншого колегу.
Після того як вказали нового відповідального потрібно перейти до наступного кроку, натиснувши кнопку Продовжити.
Перевірка інформації
Тут відображена інформація з якого співробітника на якого будуть передані справи у вибраних конкретних сутностях.
Також обов’язково окремо зверніть увагу на відповідальних користувачів для автоматично створюваних елементів під час роботи деякого функціоналу Простору. Це ситуації, коли надходить вхідний дзвінок, коли клієнт пише у чат через віджет на сайті чи месенджер, коли спрацьовує умовна дія або заповнюється CRM-форма.
Саме передавання справ НЕ замінить поточного відповідального на нового в налаштуваннях певного функціоналу в Просторі. Тобто новий відповідальний буде призначений лише для вже створених елементів, а не тих, які можуть з’явитися в системі завдяки автоматичній роботі параметрів.
Наприклад, щоб нові заповнені форми, потрапивши у вашу CRM вже теж мали нового відповідального, налаштуйте це окремо безпосередньо в самому інструменті.
Передавання справ
Коли все готово й влаштовують налаштовані дані, то за допомогою кнопки Передати справи запустіть сам процес.
💡Якщо треба щось відредагувати, то можна скористатися кнопкою До попереднього кроку та змінити налаштовані дані де це потрібно.
У вікні буде міститися повідомлення про успішний запуск і відображення прогресу передання справ.
❗️Перервати процес вже немає можливості навіть якщо ви закриєте форму.
💡Для зручності ви можете згорнути вікно передавання справ. Для цього потрібно натиснути на відповідну кнопку.
Процес, звісно що, не буде перерваний. Ви зможете слідкувати за його перебігом у компактному інформаційному блоці.
А потім за потреби знову розгорнути та повернути повний масштаб вигляд вікна.
Після успішного завершення передавання справ ви побачите відповідне повідомлення.
Можна продовжувати роботу!👍🏻
❗️Проте зверніть увагу на важливий нюанс, що якщо було передано велику кількість елементів (наприклад, лідів, угод, завдань тощо), відразу після завершення процесу в інтерфейсі деякий час може відображатися старий відповідальний користувач, а фільтри за відповідальними тимчасово можуть не працювати коректно.
Це пов’язано з тим, що оновлення індексу відбувається не миттєво, і система потребує трохи часу, щоб дані оновилися у всіх розділах.
Створено: 24 лютого 2023 р. / Оновлено: 3 червня 2025 р.