Воронка продажів у CRM: як побудувати, автоматизувати та закривати більше угод

У цій статті розберемо, як пайплайн (pipeline) CRM Uspacy створює чітку структуру, де шлях клієнта стає прозорим для команди, кожне звернення фіксується, а процес продажу розбивається на зрозумілі кроки.

Цифрова воронка — це візуальне відображення процесу продажу в інтерфейсі CRM-системи. Найчастіше вона реалізована у вигляді Kanban-дошки: стовпчики символізують етапи, а картки — конкретні угоди. Головна відмінність від Excel-таблиць — динаміка. Таблиця статична, це просто список. У CRM картка рухається зліва направо, від першого знайомства до оплати, накопичуючи історію взаємодії.

Керівник може відкрити дошку і за п'ять секунд оцінити ситуацію. Одразу видно, де «застрягли» гроші. Можливо, надто багато карток на стадії переговорів, і ніхто не підштовхує їх до фіналу. Або порожньо на вході, і менеджерам нікому дзвонити. Така прозорість дозволяє миттєво реагувати, а не чекати квартального звіту. В Uspacy користувач бачить суму потенційних угод на кожній стадії, що дозволяє прогнозувати прибуток.

Правильна архітектура — фундамент успішної роботи. Не варто створювати забагато етапів продажів або називати їх процесами, наприклад, «Думає» чи «В роботі». Етап повинен фіксувати доконаний факт. Якщо назвати стадію «Дзвінок», неясно, чи менеджер має подзвонити, чи вже поговорив. Краще назвати «Кваліфікацію пройдено» або «Контакт встановлено».

Також не варто змішувати все в одну купу, оскільки процес першого продажу відрізняється від сервісного обслуговування чи повторних замовлень. В Uspacy можна налаштувати кілька напрямків, кожен зі своїм набором стадій та правами доступу. Це дозволяє розділити потоки клієнтів і не плутати «гарячі» ліди з тими, хто чекає на доставлення.

Важливий нюанс — налаштування обов'язкових полів для переходу між етапами. Система не дозволить перетягнути картку далі, доки менеджер не заповнить критично важливу інформацію. Наприклад, не можна відправити КП, не вказавши бюджет або тип послуги. Це дисциплінує команду і гарантує повноту інформації в базі.

Рутина вбиває продажі. Коли менеджер витрачає час на ручне створення карток, нагадувань чи документів, він не продає. CRM повинна забирати на себе механічну роботу. В Uspacy це реалізується через систему тригерів та автоматичних дій. Логіка проста: «Якщо трапилося А, зроби Б». Це дозволяє виключити людський фактор там, де він призводить до помилок.

Перший рівень автоматизації продажів — збір заявок. Завдяки інтеграції з месенджерами (Telegram, Viber, Facebook) та сайтами, всі звернення автоматично перетворюються на ліди або угоди. Менеджеру не треба копіювати текст з телефону. Повідомлення потрапляє в «Зовнішні лінії», створюється чат, а історія зберігається в картці. Це корисно для компаній з великим потоком вхідних запитів.

Другий рівень — автоматична постановка завдань і нагадувань. При переміщенні угоди на стадію «КП відправлено», система сама може створити завдання «Отримати зворотний зв'язок через 24 години». Це гарантує, що про клієнта не забудуть. Або при переході на етап «Рахунок», можна налаштувати автоматичну генерацію документа за шаблоном, підтягуючи реквізити контрагента.

Автоматизація має свої межі. Вона прискорює процеси, але не замінює спілкування. Робот не зможе переконати клієнта, який сумнівається. Тому важливо залишати простір для живого діалогу.

Налаштована воронка — джерело цінної інформації для аналізу. CRM дозволяє побачити реальну конверсію воронки на кожному етапі. Наприклад, якщо зі ста нових лідів до стадії «Кваліфікація» доходить лише десять, проблема може бути в якості трафіку або скриптах першого дзвінка. Якщо клієнти відвалюються після отримання КП — варто переглянути цінову політику або цінність пропозиції.

Аналіз причин відмов — ще один потужний інструмент. Коли менеджер закриває угоду як неуспішну, система вимагає вказати причину: «Дорого», «Купили у конкурентів», «Не влаштували терміни». Згодом це дозволяє сформувати звіт і побачити слабкі місця продукту чи сервісу. Наприклад, компанія може виявити, що 30% втрачених клієнтів у них через відсутність товару на складі, і скоригувати закупівлі.

Також важливо аналізувати тривалість угоди. Скільки часу клієнт проводить на кожному етапі? Затягування процесу призводить до охолодження інтересу. В Uspacy доступні інструменти для збору та візуалізації ключових показників. Можна будувати дашборди, які показують ефективність кожного менеджера: кількість дзвінків, закритих угод, прострочених завдань. Це дозволяє керувати командою на основі фактів.

Аналітика допомагає знаходити точки росту. Виправлення одного «вузького місця» може подвоїти прибуток без збільшення рекламного бюджету. Головне — регулярно заглядати в звіти й робити висновки.

Правильно побудована воронка в CRM — це карта скарбів для бізнесу. Вона показує, де лежать гроші та що треба зробити, щоб їх забрати. Не варто намагатися побудувати ідеальну систему оптимізації продажів одразу. Почніть з простого: зареєструйтесь, створіть 4–5 зрозумілих етапів, під'єднайте Telegram і телефонію. Вже за тиждень стане зрозуміло, наскільки легше керувати процесами, коли вони візуалізовані. Порядок у справах неминуче веде до зростання прибутків, а Uspacy надає для цього всі необхідні інструменти.