Що таке лід у CRM і чому «контакт з Excel» — це ще не лід: пояснення на прикладі Uspacy

Класична фраза: «У нас велика база в Excel, з лідами все нормально». Насправді в одному файлі перемішані старі списки розсилок, одноразові контакти з виставок, гарячі заявки й давні клієнти, які давно купують інші продукти. Усі вони виглядають однаково — як рядки з телефонами.

Коли «контакт = лід», немає прозорої воронки. Не видно, хто на якому етапі, що зараз у роботі, а що мертвий вантаж. Дані розкидані між файлами, месенджерами та поштою, частина взагалі живе в голові менеджера. Людина звільняється — і разом з нею зникає половина історії взаємодії.

Щоб порахувати конверсію і об’єктивно оцінити відділ продажів, доводиться спочатку домовитися: що таке лід, що таке контакт, де закінчується «база» і починається процес.

Лід у CRM — це зацікавлений потенційний клієнт, який уже увійшов у процес продажу. Є джерело звернення, конкретний запит і наступний крок: дзвінок, лист, зустріч. Лід живе в часі, рухається по етапах, змінює статуси.

Контакт — це людина або компанія, яка може бути пов’язана з багатьма лідами й угодами. Сьогодні одна угода, через пів року новий проєкт, через рік — апсейл. Контакт залишається в базі, навіть якщо один із лідів завершився відмовою.

У Uspacy це окремі сутності: «Ліди» та «Контакти». Система розуміє, що показувати в аналітиці, де дивитися воронку, а де довгострокову цінність клієнта. Якщо сприймати лід як процес, стає очевидно, чому одиничний запис у таблиці ще не тягне на повноцінний лід.

Рядок у Excel — це просто дані. Там немає етапу воронки, статусу, відповідального, задачі та історії комунікацій. Контакт з виставки трирічної давнини виглядає так само, як вчорашня гаряча заявка з сайту.

У такій моделі губляться гарячі звернення, дублюються дзвінки, менеджери забувають зробити наступний крок. Керівник бачить тисячу контактів у файлі, але не розуміє, скільки з них зараз у роботі, а скільки давно «мертві». Таблиця не відповідає на запитання «що відбувається з кожним запитом прямо зараз».

CRM на кшталт Uspacy перетворює рядки на керовані ліди: додає статус, етап, відповідального й задачі. З’являється історія дзвінків, листів, чатів, а ще аналітика по джерелах і причинах відмови. Це вже не список номерів, а живий процес продажів.

Uspacy збирає ліди з різних каналів — форм на сайті, чатів, пошти, телефонії, імпорту таблиць — і одразу поміщає їх у воронку. Для кожного каналу можна задати, які поля заповнюються автоматично і хто відповідає за новий лід.

Щойно лід потрапляє в систему, він отримує етап, відповідального та наступну дію: подзвонити, написати, надіслати пропозицію. Менеджер працює з дошкою лідів, перетягуючи їх між етапами, а Uspacy фіксує всі комунікації.

Коли лід «дозріває», його в один клік перетворюють на контакт і угоду. Дані не дублюються, історія зберігається. Якщо людина відмовилася, менеджер обирає причину відмови — ці дані потім допомагають коригувати маркетинг і скрипти. Легко уявити, як змінюється робота відділу продажів, коли кожен лід перебуває під контролем, а не губиться серед рядків.

Перехід у CRM не обов’язково означає великий проєкт на пів року. Це може бути послідовна еволюція: спочатку — порядок у базі, потім — воронка, потім — автоматизація.

Це не злам старої моделі, а її доросла версія. Можна почати з невеликої частини контактів у тестовій воронці Uspacy, подивитися на результат і лише потім переносити решту.

Лід — це не просто рядок з телефоном, а елемент процесу, який рухається по етапах від звернення до угоди. Контакт — довгострокова картка людини чи компанії, навколо якої можуть виникати різні ліди й проєкти. Коли ці ролі змішані, воронка розпадається.

Excel підходить для зберігання даних, але майже не підходить для керування продажами. Там немає статусів, відповідальності та живої історії роботи з кожним запитом. CRM на кшталт Uspacy дає можливість будувати системну роботу з лідами, а не рахувати рядки.

Спробуйте перевести хоча б частину бази з Excel в Uspacy, подивитися на реальну картину по лідах і відчути різницю між просто «базою контактів» та керованою воронкою.