Як команда Revisior виросла з хаосу інструментів і зібрала спільну роботу, продажі та комунікацію в єдиному просторі

Раніше команда Revisior працювала у дивному стані — ніби й були робочі онлайн-інструменти для бізнесу, але вони не об’єднували процеси компанії в єдине інформаційне поле. Workplace from Meta для комунікації, Monday для завдань і частини процесів продажів, окремі таблиці для заявок, Airtable для інвестиційних фондів, Google-документи, окремі чати, десятки вкладок у браузері. Все ніби працювало, але не створювало відчуття контролю над бізнесом і розуміння цілісної картини.

Тетяна, бізнес-асистентка Revisior, згадує, що в перші тижні роботи намагалася зрозуміти, «куди бігти» — де писати коментар, де змінювати статус, де шукати інформацію, і чому одне й те саме питання живе в різних місцях. Їй доводилося буквально запам’ятовувати карту пересування між інструментами.

І в якийсь момент команда чесно визнала: вони використовують від сили 20% кожного продукту, але витрачають енергію так, ніби освоюють космічні технології. Та ще й підтримка західних сервісів була занадто загальною — без живої взаємодії та очікуваної швидкості.

І тоді вперше прийшло усвідомлення: компанії потрібні не інструменти, які вирішують окремі проблеми, а цілісне рішення, що забере на себе всі процеси Revisior.

Саме в цей момент з’явився Uspacy. Не ще один додатковий продукт, а шанс нарешті зібрати роботу в одному місці.

В Uspacy є інструменти міграції даних з багатьох продуктів, однак, у випадку з Monday це завдання сильно ускладнене. Справа в тому, що Monday — це не продукт у класичному розумінні, а скоріш, конструктор різноманітних рішень. Тому дані, які в ньому створюються та накопичуються часто мають неструктурований вигляд. І кожного разу їх міграція більше схожа на прохід лоцмана важкими морськими протоками, ніж на комфортну прогулянку яхтою з автопілотом.

Міграція з Monday була б неможливою без аналітичної роботи. Це був не перенос «поле в поле», а повноцінний аудит: як має виглядати структура бази клієнтів, які поля не потрібні, які бізнес-процеси краще перевести в «розумні об’єкти», як спростити логіку воронок.

«Міграція даних із Monday виявилася значно складнішою, ніж ми очікували. Структура була дуже фрагментованою, тож нам довелося ретельно відновлювати логіку процесів. Але команда впоралася — і Revisior отримав стабільну й впорядковану роботу в Uspacy.»

Спартак Поліщук

директор з продукту Uspacy

У підсумку команда отримала не просто «той самий Monday, тільки в іншому продукті, а значно більш чисту, компактну та прозору систему, яка відповідає реальним процесам Revisior.

Першою Uspacy відчула Тетяна — і буквально переселилась в Uspacy. В ньому вона веде групи, щотижневі планування, підтримує комунікацію в чаті, організовує внутрішні пітчі команди та координує виконання завдань.

Revisior має традицію щопонеділка збирати команду: кожен коротко розповідає про результати тижня, бачить задачі на наступний, отримує свою частину відповідальності. Раніше ці дані були розкидані в різних місцях. Тепер для цього у них є одна робоча група — простір, де команда живе щотижневим ритмом.

З використанням Розумних об’єктів Uspacy було створено й базу для роботи з грантовими заявками, де ведуться відповідні процеси, фіксуються отримані відповіді чи відмови. Поля налаштовували разом з партнером-інтегратором Rubicon — відтепер кожен бачить, що подали, що готується, що очікує. Це замінило безліч таблиць.

Так само в окремій групі супроводжуються і ключові процеси, статус яких оновлюють раз на тиждень.

«Uspacy зібрав мою роботу в одному місці. Я більше не витрачаю час на пошук інформації — усі процеси зрозумілі, структуровані й рухаються за єдиною логікою.»

Тетяна Негеля

бізнес-асистентка Revisior

І, звісно, Revisior використовує і стрічку новин: привітання з днями народження, розповіді про перемоги, оновлення продукту. По суті Uspacy став для команди не просто CRM, а робочим хабом для підтримки внутрішньої культури.

Найбільш помітний ефект відчув відділ продажів. Ігор Волошко, керівник відділу продажів і директор з розвитку Revisior, пояснює це просто: Uspacy не створює зайвих рухів, а дозволяє працювати по-людськи.

Його робочий день починається з перегляду угод, відсортованих за датами наступного контакту. Нічого не треба шукати вручну — усе видно одразу.

В ключовій воронці продажі рухаються послідовно: лід, що потрапив у компанію, кваліфікується, після цього формується первинна пропозиція. Далі угода переходить на стадію уточнення умов, а після узгодження закривається підготовкою документів. При цьому угода копіюється і залишається, а оригінальна — переміщається у воронку Впровадження. Невиграні угоди поміщаються на стадію фармінга для підтримки відносин з клієнтами та майбутніх продажів.

Цей шлях здається очевидним, але головне — він перестав губитися і став абсолютно чітким та прозорим. Бо основою своєчасної взаємодії з клієнтами стали справи в CRM. Жодна можливість не втрачається, доки є наступний крок. Якщо справи в полі немає — у команді це питання підіймають одразу, бо це може призвести до втрати наступних кроків.

«CRM має не заважати, а допомагати. Uspacy працює саме так — просто, логічно і по-людськи»

Ігор Волошко

керівник відділу продажів і директор з розвитку Revisior

Ігор особливо підкреслює зв’язки між сутностями. У Uspacy лід при конвертації автоматично створює компанію та контакт. Контакт передає інформацію в угоду. Угода має весь ланцюжок дій — справ, коментарів, файлів. Неймовірно зручною є можливість безкінечно перемикатися між різними сутностями, оскільки це дає розуміння зв’язків між різними елементами та подіями.

Revisior запровадили KPI зведення CRM. Щоранку робиться зріз: протерміновані справи, угоди без наступного кроку, ліди, що зависли. І це займає хвилини — Uspacy дозволяє фільтрувати та побачити все це миттєво.

В найближчих планах компанії — налаштувати зовнішні канали, щоб зв’язати комунікацію та лідогенерацію ще й з соціальними мережами та месенджерами. Ну а наступний крок — впровадження генерації документів і системи автоматизації CRM, яка візьме на себе ще більше рутинних завдань співробітників.

В компанії відзначають, що Uspacy запропонував Revisior прозорість та цілісність. Ніякого хаосу інструментів та різних «точок входу», процес продажів є абсолютно зрозумілим, заявки не губляться, бізнес-процеси щотижнево контролюються та дозволяють бачити все як на долоні, а CRM стала природною частиною робочого дня.

«Uspacy дав нам те, чого не вистачало роками — відчуття цілісності. Ми нарешті бачимо бізнес як єдину систему, де всі процеси пов’язані, нічого не губиться, а команда рухається в одному ритмі. Це не просто зручний інструмент — це робоче середовище, яке дозволяє компанії дорослішати.»

Сергій Шапіренко

CEO та засновник Revisior

Uspacy став для Revisior тим місцем, де нарешті тримається ритм. Місцем, де робота не розпадається на шматки. Місцем, де кожна дія має зв’язок і сенс.