CRM для логістики та вантажоперевезень: як навести лад у заявках та автопарку

Диспетчери тонуть у дзвінках, блокнотах і чатах у Viber. Excel «висить» від кількості рядків, формули збиваються від одного кліку. Вся ця дезорганізація гальмує розвиток і з’їдає прибуток через помилки.

У цій статті розберемо, як галузева CRM для логістики об’єднує водіїв, диспетчерів, бухгалтерів і клієнтів в єдиний цифровий простір, перетворюючи безлад на чіткий механізм.

Логістика оперує складнішими сутностями, ніж просто «Лід» чи «Контакт». Тут ведеться облік «Заявки на перевезення», яка містить маршрут, тип вантажу, параметри авто, дані водія та фінансові умови для замовника і підрядника. Тому проста воронка тут безсила, адже процес перевезення — це багатокрокова операція з безліччю змінних.

В Uspacy цю проблему вирішують Розумні об’єкти, які дозволяють створювати власні сутності під специфічні потреби бізнесу без залучення програмістів. Замість того щоб вписувати номер фури в поле для коментарів, створюється повноцінний довідник автомобілів або перевізників.

Гнучкість налаштувань дозволяє адаптувати інтерфейс так, щоб диспетчер бачив лише необхідне.

Основою ефективної роботи є правильно організована база контрагентів. У логістиці важливо чітко розділяти тих, хто платить, і тих, кому платимо ми. В Uspacy це реалізується через розподіл сутностей: окремо ведуться «Компанії» (замовники) та окремо — база перевізників. Якщо стандартних полів мало, у гру вступають Розумні об’єкти. Цей інструмент забезпечує управління автопарком, дозволяючи створити власний однойменний довідник. У картку такого об’єкта додаються специфічні поля: номерний знак, тип причепа, вантажність. Диспетчер фільтрує базу за параметрами: «потрібен реф, 20 тонн, Київ».

Наступний блок — управління заявками через воронки продажів. Процес перевезення розбивається на стадії в канбані: «Нова заявка», «Пошук авто», «Завантажено», «Митниця», «Вивантажено», «Чекаємо оригінали», «Оплачено». Це дозволяє візуально контролювати весь потік замовлень. Для різних напрямків створюються окремі мультиворонки зі своїм набором етапів. Фінансовий облік ведеться в картці угоди: фіксується сума клієнта і ставка перевізника. Система автоматично вираховує маржу по кожній поїздці.

Третя функція — автоматичний документообіг в логістиці. Логіст не повинен набирати договори руками. В Uspacy працює Генератор документів за шаблоном. Менеджер відкриває картку угоди, де вже вказані замовник, перевізник, маршрут і ціна та натискає «Створити документ». Система підтягує всі змінні в шаблон Договору-заявки, Рахунку або Акту. На виході — готовий PDF за 5 секунд.

Четвертий модуль — завдання для контролю. Тут налаштовуються регулярні завдання: нагадати про ТО, подовжити страховку, перевірити терміни дії меддовідок водіїв. Функціонал чеклистів не дає пропустити важливі кроки.

Специфіка роботи з водіями полягає в тому, що вони рідко сидять за комп’ютером. Основним каналом зв’язку залишається телефон і месенджери. Тому інтеграція CRM для транспортної компанії із зовнішніми лініями комунікації є критично необхідною. Підключення Telegram або Viber дозволяє спілкуватися з водієм прямо з картки угоди, зберігаючи всю історію листування в одному місці. Це убезпечує компанію від втрати інформації, якщо менеджер звільниться або захворіє.

Для зручності водіїв існує можливість підключення особистого номера Telegram через спеціалізовані сервіси. Швидкий зв’язок рятує ситуацію, коли авто стоїть на кордоні або не може знайти склад завантаження.

Окрім комунікації, важливим аспектом є інтеграція з GPS і транспортними біржами (Lardi-Trans, Della). Наявність відкритого API дозволяє налаштувати обмін інформацією. Автоматичне вивантаження вільних машин на біржу або отримання координат авто в картку замовлення суттєво економить час диспетчера.

Сучасна телефонія також інтегрується в систему, дозволяючи здійснювати дзвінки в один клік. Запис розмов допомагає розбирати спірні ситуації та контролювати якість роботи менеджерів. Це створює єдину екосистему, де всі інструменти працюють злагоджено.

Системний підхід перетворює логістику з хаотичного гасіння пожеж на прогнозований бізнес-процес.

У 2025 році логістика без CRM програватиме конкуренцію через повільність і вплив людського фактора. Швидкість обміну інформацією стає вирішальною, а спроба зекономити на автоматизації сьогодні обернеться втратою клієнтів завтра. Тому настав час відкласти блокноти та перейти на новий рівень управління перевезеннями.