Як «Батарейки, здавайтеся!» навели лад у роботі з волонтерами та партнерами за допомогою Uspacy

Починалося все з кількох десятків пластикових пляшок як контейнерів  у під’їздах, офісах і школах. Але дуже швидко ініціатива почала поширюватися: люди з різних міст писали, запитували, як відкрити свій пункт приймання, і пропонували допомогу. Так навколо проєкту поступово сформувалася широка мережа волонтерів і партнерів.

Сьогодні ця мережа охоплює сотні пунктів збирання батарейок по всій країні. Школи, офіси, магазини та окремі активісти встановлюють контейнери, люди приносять батарейки, після чого організація координує їхнє вивезення і відправлення на перероблення до спеціалізованих підприємств у Європі. Ваша компанія, навчальний заклад чи будинок також можуть приєднатися.

З боку це виглядає як проста екологічна ініціатива, але за цією моделлю стоїть доволі складна система взаємодії з людьми. Щодня команда відповідає на нові звернення, запускає пункти збирання, координує волонтерів і організовує логістику. І чим більшою ставала ця мережа, тим очевиднішою ставала потреба у системі, яка дозволяє керувати всіма цими процесами.

У певний момент команда «Батарейок» помітила, що їхня щоденна робота дедалі більше нагадує класичні бізнес-процеси. До організації звертаються компанії, які хочуть встановити контейнери для збирання батарейок у своїх офісах або магазинах. Паралельно приходять запити від шкіл та волонтерів, які готові запускати локальні пункти збирання.

У кожному випадку взаємодія проходить через певну послідовність етапів. Спочатку людина або організація пише повідомлення. Потім потрібно пояснити формат участі, отримати базову інформацію, провести коротку розмову, підготувати документи і відправити контейнери для збирання батарейок. Після запуску пункту збирання команда додає його на карту і підтримує подальшу взаємодію з волонтером або компанією.

Коли таких звернень кілька десятків, ці процеси можна тримати в голові. Але коли їх стають сотні, інтуїтивне управління перестає працювати. У певний момент команда зрозуміла, що без системи координація всієї цієї роботи перетворюється на хаос.

Команда спробувала впровадити CRM ще у 2014 році. Але тоді це було скоріше прагнення навести порядок у контактах, ніж усвідомлене впровадження системи управління процесами.

У команді не було людей із досвідом роботи з продажами або CRM-системами. Самі поняття лідів, воронок чи етапів роботи з клієнтами тоді не були частиною щоденної логіки роботи. CRM використовувалася як місце, де зберігаються контакти людей і компаній, які звертаються до організації.

З часом стало зрозуміло, що сама діяльність організації дуже нагадує процеси роботи з клієнтами у бізнесі. Компанії проходять певний шлях від першого контакту до початку співпраці. Волонтери також проходять власну «воронку»: від зацікавленості до запуску пункту збирання.

Саме тоді команда почала дивитися на свою діяльність інакше — як на систему взаємодій, яку потрібно описати і впорядкувати. В тому числі, для економії бюджету – для некомерційної організації, яка фінансується внесками людей і компаній, це вкрай важливо.

У наступні роки команда протестувала кілька CRM-систем. Деякі з них добре працювали для операційних задач — наприклад, допомагали організувати відправлення контейнерів або працювати із доставками.

Але поступово з’явилася інша проблема. Співпраця з компаніями дедалі більше нагадувала класичні B2B-процеси. Тут уже йшлося не лише про замовлення коробочок, а про переговори, узгодження деталей і довшу взаємодію.

У таких процесах важливо бачити етапи роботи з партнером, історію комунікації і статус домовленостей. Саме цього в попередніх системах почало бракувати. Вони були зручними для певних операцій, але не давали достатньої гнучкості для роботи з лідами і угодами.

У певний момент команда зрозуміла, що інструмент починає обмежувати розвиток процесів.

Коли постало питання вибору нової CRM, команда склала чекліст потрібних функцій та, виконуючи порівняльний аналіз, почала дивитися у бік українських рішень. Хотілося працювати з продуктом, який розвивається у локальному контексті і розуміє специфіку ринку.

Про Uspacy команда дізналася через пошук, а згодом побачила презентацію продукту на одному з фахових заходів. Важливим фактором стало відчуття, що перед ними не просто сервіс, а продукт, який активно розвивається і прислухається до користувачів.

Для невеликої організації це має значення. Коли команда працює з обмеженим бюджетом, важливо мати можливість поступово налаштовувати процеси, не витрачаючи великі ресурси на складні інтеграції або впровадження.

Саме тому перехід на Uspacy відбувався поступово — команда почала використовувати систему для ключових процесів, а далі поступово розширювала її роль у щоденній роботі.

Один із найпоширеніших сценаріїв у роботі організації — підключення нового волонтера. Наприклад, школа пише у Facebook і каже, що хоче долучитися до збирання батарейок.

Після першого контакту менеджер надсилає форму, яку потрібно заповнити. У ній є базова інформація про школу, контактну особу і кілька погоджень, необхідних для участі у проєкті. Коли форма заповнена, команда проводить коротку розмову, щоб зрозуміти, що школа налаштована серйозно і зможе відповідально підійти до втілення спільної ініціативи.

Далі підписуються документи, після чого школі надсилають контейнери та інформаційні матеріали. Коли пункт збирання запускається, його додають на карту, а школа надсилає фотозвіт.

Один такий процес виглядає простим. Але коли таких шкіл, під’їздів, організацій сотні, а згодом тисячі, — кожен етап потребує системності.

Колись більшість цих процесів команда намагалася вести через Excel-таблиці. Там зберігалися контакти, статуси співпраці, примітки та інформація про відправлення.

Певний час це працювало. Але зі зростанням кількості взаємодій таблиці почали створювати більше хаосу, ніж користі.

CRM дозволила зібрати всю інформацію в одному місці та побачити логіку процесів. З’явилася структура: від першого звернення до запуску співпраці. Усі взаємодії зберігаються в системі, а команда може швидко зрозуміти, на якому етапі перебуває конкретний партнер або волонтер.

Найважливіша зміна проявляється не в тому, що окремі задачі виконуються швидше. Вона з’являється у момент, коли процеси стають прозорими для всієї команди. Коли кожне нове звернення проходить через зрозумілу послідовність етапів, а вся історія взаємодії зберігається в одному місці, робота перестає залежати від пам’яті конкретних людей.

Це особливо важливо для організації, яка працює з великою кількістю волонтерів. Коли процеси описані і структуровані, значно простіше передавати задачі, вводити нових людей у команду і підтримувати стабільну якість роботи. CRM у такому випадку стає не просто інструментом обліку, а середовищем, у якому живуть основні процеси організації.

«Надихає бачити, як система розвивається у нас на очах, і те, що команда Uspacy уважна до запитів. В хорошому сенсі, «запаяна» на тому, щоб створити дійсно якісний та гнучкий сервіс: ми відчуваємо, що спілкуємося з живими людьми, які щиро вболівають за наш успіх.

Також класно, що система доволі добре працює «з коробки». Якщо бюджету на оплату роботи інтеграторів немає – при бажанні можна обійтися без них. Система достатньо інтуїтивна.»

Люба Колосовська

співзасновниця руху «Батарейки, здавайтеся!»

Як «Батарейки, здавайтеся!» навели лад у роботі з волонтерами та партнерами за допомогою Uspacy

Команда «Батарейок» чесно говорить, що її процеси ще продовжують розвиватися. Частину автоматизацій вони лише планують, а деякі робочі сценарії ще поступово вдосконалюють. Але головна зміна вже відбулася: з’явилася система, яка дозволяє дивитися на роботу організації не як на хаотичний потік звернень, а як на набір процесів, які можна поступово покращувати.

Для громадського руху, що працює з тисячами людей, це має вирішальне значення. Коли кожен новий пункт збору батарейок запускається за зрозумілою логікою, а взаємодія з волонтерами і партнерами не губиться у листуванні та таблицях, команда отримує можливість зосередитися на головному — розвитку мережі та поширенні культури відповідального поводження з відходами.

Будь-який волонтерський рух тримається на енергії людей. Але коли до цієї енергії додається системність, рух отримує шанс рости значно швидше. Для «Батарейок» Uspacy став саме таким інструментом — не просто програмою для роботи з контактами, а способом організувати складну мережу взаємодій так, щоб команда могла зосередитися на головному: розширювати мережу збирання батарейок і залучати до цього дедалі більше людей.