Зручність у деталях: 5 можливостей сучасної CRM, які варто помічати

Якщо щоразу доводиться шукати інструменти, копіювати дані й уточнювати дрібні деталі, робота потребує більше уваги. Навіть коли всі основні функції є.

Тому зручність CRM варто оцінювати через повсякденні сценарії. Розглянемо 5 можливостей, які спрощують робочий день, і покажемо, як вони реалізовані в Uspacy.

Однакова навігація не завжди зручна для різних співробітників. Менеджер із продажів найчастіше відкриває угоди та справи, а керівник проєктів — завдання. Тому можливість налаштувати меню під свої потреби робить щоденну роботу з CRM комфортнішою.

Основні інструменти зручно розташувати вище, а ті, які потрібні зрідка, — прибрати з активної частини меню. Власні розділи допомагають згрупувати потрібні функції, а посилання на зовнішні ресурси — швидко відкривати робочі документи та інструкції.

Наприклад, у Uspacy можна змінювати порядок розділів і пунктів, приховувати непотрібні елементи та переносити їх до «Інших». Також можна створити розділ «Під рукою», об’єднати в ньому Угоди, Справи та Завдання й додати посилання на корпоративний документ.

Так користувач адаптує навігацію до свого робочого дня. Водночас налаштування меню змінює його вигляд, а права доступу до інструментів визначаються окремо.

Почніть із розділів, які ви відкриваєте найчастіше. Розташуйте їх так, щоб кожен перехід не потребував зайвих пошуків.

У командній роботі часто потрібно швидко погодити пропозицію або уточнити деталі завдання. Перед зверненням корисно розуміти, чи колега зараз у системі та чим він зайнятий.

Для цього важливі два різні сигнали. Онлайн-індикатор показує, чи колега зараз у мережі. Статус, який він встановлює самостійно, повідомляє, наприклад, що він на зустрічі або у відпустці. Тому навіть коли людина онлайн, вона не завжди може одразу відповісти.

Наприклад, у Uspacy можна побачити, чи співробітник зараз у мережі, а в списку співробітників і чатах — коли він був онлайн востаннє. Сам користувач може встановити статус «На зустрічі», «У відпустці», «У дорозі» або створити власний і визначити строк його дії.

Менеджер бачить, що колега на зустрічі, й залишає повідомлення з матеріалами та строком погодження. Так не потрібно починати розмову з «Ти тут?» і чекати відповіді, щоб пояснити свій запит.

Домовтеся в команді, як використовувати статуси та повідомляти про термінові питання. Якщо колега онлайн, це ще не означає, що він одразу може відповісти.

Зручно, коли сервіси, якими команда користується щодня, пов’язані з CRM. Тоді дані не потрібно переносити вручну, а робота з клієнтом потребує менше переходів між інструментами.

Наприклад, інтеграція із сайтом передає заявки та замовлення в CRM. Підключення пошти допомагає працювати з листуванням поруч із даними клієнта. Телефонія дає змогу здійснювати дзвінки й зберігати історію розмов, а календар — узгоджувати зустрічі та справи.

Так менеджеру простіше продовжити роботу: переглянути звернення, зв’язатися з клієнтом і запланувати наступний крок. Потрібна інформація залишається пов’язаною з його запитом.

Наприклад, у Uspacy є можливості для всіх цих підключень: інтеграції із сайтами, поштовими сервісами, телефонією та календарями. А відкритий API дає розробникам змогу створювати власні інтеграції з іншими системами під потреби бізнесу.

Почніть із сервісів, між якими команда найчастіше переносить дані вручну. Їхнє підключення до CRM допоможе прибрати повторювані дії з робочого дня.

Ранок часто починається з перегляду кількох розділів: завдань, зустрічей і клієнтських домовленостей. Персональна робоча панель допомагає побачити загальну картину перед початком роботи.

Корисно, коли вона показує заплановані справи, незавершені завдання та те, що вже потребує уваги. Підказки штучного інтелекту доповнюють цей огляд і допомагають обміркувати послідовність дій.

Наприклад, Головна Uspacy збирає дані із завдань, справ і CRM. Користувач бачить персональний підсумок дня, актуальні та прострочені завдання, найближчі справи й рекомендації ШІ.

Менеджер помічає дві заплановані зустрічі та прострочену підготовку пропозиції. Він перевіряє деталі й вирішує завершити документ до першої розмови з клієнтом. Остаточні пріоритети визначає сам, ураховуючи нові обставини.

У Uspacy персональний підсумок оновлюється раз на добу, а поточні деталі доступні у відповідних картках і розділах. Починайте день із загального огляду, а потім уточнюйте план.

Помилкове видалення угоди або завдання може перервати роботу з клієнтом. Тому серед можливостей CRM варто звернути увагу на відновлення даних.

Кошик дає змогу повернути підтримувані елементи до їх остаточного видалення. Важливо розуміти, які дані він зберігає та хто в команді має право їх відновити.

Наприклад, у Uspacy Кошик передбачений для Завдань, Справ, елементів CRM і Розумних об’єктів. Працювати з ним можуть власник та адміністратор Простору.

Якщо менеджер випадково видалив Угоду, адміністратор може знайти її за допомогою пошуку й фільтрів. Після відновлення вона повертається у свій розділ у стані, в якому була до видалення.

Проте окремо видалені нотатки чи документи в угоді до Кошика не потрапляють. Після остаточного видалення елемента з Кошика відновлення неможливе.

Заздалегідь визначте, до кого звертатися в разі помилки. Це допоможе швидко повернутися до роботи, коли відновлення ще доступне.