Як Unit B побудувала єдиний простір для роботи понад 200 співробітників за допомогою Uspacy
Unit B — український рітейлер і дистриб’ютор будівельних матеріалів, який понад два десятиліття працює на українському ринку. Компанія співпрацює з десятками виробників, розвиває власний інтернет-магазин, роздрібні майданчики та забезпечує комплексне постачання матеріалів для приватного й корпоративного сектору.
Досвід, який змусив шукати інший підхід
Першою корпоративною системою Unit B був Bitrix24, який певний час закривав основні потреби компанії. Згодом бізнес почав шукати сучасніший спосіб організації спільної роботи між відділами та перейшов на платформу Creatio. Втім, саме цей етап співробітники сьогодні називають одним із найскладніших.
Попри великі очікування, система не стала інструментом, який спрощував роботу: інтерфейс здавався складним і перевантаженим, співробітникам було важко адаптуватися, а сама платформа регулярно працювала нестабільно. Особливо складно було адміністраторам. Практично кожне доопрацювання вимагало окремого технічного завдання, коштувало дорого, виконувалося довго й далеко не завжди давало очікуваний результат. Будь-які зміни перетворювалися на окремий проєкт, а команда постійно стикалася зі збоями в роботі системи.
«Команда сприймає одну помилку, дві, три. А потім усе — люди просто більше не хочуть там працювати», — згадують у компанії. Коли користувачі регулярно бачили повідомлення на кшталт «розбираємося, система не працює», довіра до інструмента поступово зникла.
Саме тоді керівництво вирішило повністю змінити підхід і знайти платформу, яка допомагатиме людям працювати, а не вимагатиме постійної боротьби із самою собою.
Простота, яка стала вирішальним аргументом
Після невдалого досвіду з попередньою системою команда чітко розуміла, яким має бути новий інструмент. Він мав зберегти сильні сторони звичного для співробітників продукту — роботу із задачами, проєктами та взаємопов’язаними процесами, — але водночас бути сучасним, інтуїтивно зрозумілим і простим у використанні.
Саме ці якості команда побачила в Uspacy. Простий інтерфейс став одним із ключових аргументів на користь платформи.
Після ухвалення рішення про перехід компанія розпочала поетапне впровадження Uspacy за підтримки партнера-інтегратора Rubicon. Разом вони поступово готували платформу до запуску: налаштовували робочий простір, тестували окремі процеси та перевіряли, щоб нові інструменти були готові до повсякденного використання.
«Проєкт був націлений не лише на відділ продажів компанії, а й фактично на всю команду. Тому в процесі його реалізації було налаштовано і CRM-систему для роботи з клієнтами, і Розумні об'єкти для складних процесів, і Завдання, які стали ядром ефективної комунікації між командами.
Таск-менеджер із регулярними й шаблонними завданнями, а також деякими допрацюваннями, уніфікував і стандартизував взаємодію колег, замінивши частину звичайних чатів.
Окрім цього, частину складніших процесів було винесено на Розумні об'єкти, що дозволило одночасно спростити взаємодію для користувача та закласти структуру для подальших інтеграцій з іншими системами.»
Олексій Янко
керівник проектів Rubicon
Втім, у Unit B добре розуміли, що технічний запуск — це лише частина проєкту. Значно складніше було допомогти людям прийняти новий інструмент. Після попереднього досвіду багато співробітників поставилися до чергової системи з помірним скепсисом. «Боже, ще одна програма…» — саме такою була перша реакція частини команди.
Тому головною метою впровадження стало зробити перше знайомство з Uspacy максимально простим і комфортним. Ще до запуску для всіх співробітників створили профілі, заповнили контактні дані, посади та структуру підрозділів, а також перенесли регулярні завдання. Завдяки цьому після першого входу кожен потрапляв не в порожню систему, а в уже підготовлений робочий простір із готовими процесами.
«Я намагалася не давати співробітникам сухі інструкції, а сідати поруч і разом створювати перше завдання. Коли людина сама за пару хвилин розбиралася, як усе працює, то переставала боятися системи й починала користуватися нею із задоволенням. Насправді Uspacy настільки зрозумілий візуально, що більшість речей робиться інтуїтивно: не потрібно довго вчитися чи запам'ятовувати, де що знаходиться. Достатньо просто почати щось робити в системі, і ти вже розумієш, куди далі натиснути.»
Юлія
адміністраторка Uspacy
Ключову роль у цьому відіграв внутрішній адміністратор Uspacy. Він не лише координував налаштування платформи, а й особисто навчав кожного нового співробітника, створював шаблони та регулярні завдання, допомагав розібратися з функціоналом і став головною точкою контакту для всієї компанії. Ба більше, раз на пів року керівники повторно знайомляться з новими можливостями Uspacy, щоб команда не втрачала переваги від постійного розвитку продукту.
Команда Unit B
Як Unit B працює в Uspacy сьогодні
Сьогодні Uspacy стала центральним робочим простором для більшості внутрішніх процесів Unit B. Насамперед це стосується постановки та контролю завдань, через які координується взаємодія між усіма підрозділами компанії.
Практично кожна управлінська нарада завершується не просто обговоренням, а створенням конкретних завдань. Відразу визначаються відповідальні, дедлайни, додаються коментарі, а подальше виконання роботи відстежується вже безпосередньо в системі. Такий підхід дозволив компанії відмовитися від усних домовленостей і зробити всі процеси прозорими для учасників.
Окрему роль відіграють регулярні та шаблонні завдання. Вони автоматично створюються за розкладом і нагадують співробітникам про повторювані процеси, тому командам більше не потрібно тримати рутинні операції в пам’яті. Сьогодні в робочому просторі Unit B уже накопичено понад 23 500 завдань, що добре демонструє масштаби використання платформи в щоденній роботі.
Ще одним важливим інструментом став розділ «Компанія та люди». Для нових співробітників він фактично виконує роль інтерактивної карти компанії: дозволяє швидко зрозуміти її структуру, знайти потрібний підрозділ, керівника чи колегу, а також одразу отримати всі необхідні контактні дані. У компанії відзначають, що саме цей розділ значно спростив адаптацію нових працівників і внутрішню комунікацію між чотирма філіями.
CRM сьогодні активно використовує команда інтернет-магазину. Через інтеграції з Binotel та Ringostat до системи автоматично потрапляють телефонні звернення, після чого менеджери опрацьовують ліди, формують контакти та компанії й супроводжують угоди. Водночас компанія продовжує поступово розширювати використання CRM, розглядаючи нові можливості для автоматизації та інтеграції з іншими бізнес-процесами.
Поступово зростає й роль розумних об’єктів. Зараз вони вже використовуються для оформлення заявок на відпустку, ведення банку кандидатів і роботи з контрагентами. У найближчих планах — подальше розширення цього інструмента та інтеграція процесів із Google Calendar, щоб зробити внутрішні процедури ще більш автоматизованими.
Що змінилося в Unit B з появою Uspacy
Для Unit B впровадження Uspacy стало, насамперед, зміною підходу до внутрішньої взаємодії. Якщо раніше значна частина домовленостей залишалася в усній комунікації або була розпорошена між різними інструментами, то сьогодні більшість внутрішніх процесів відбувається в єдиному цифровому просторі.
Комунікація між підрозділами стала структурованішою та прозорішою. Кожне управлінське рішення перетворюється на конкретні завдання з відповідальними, термінами та історією виконання, а керівники отримали можливість контролювати навантаження команд і швидко відстежувати статус виконання. Регулярні та шаблонні завдання допомогли автоматизувати рутинні процеси, а єдина структура компанії та довідник співробітників значно спростили внутрішню комунікацію й адаптацію нових працівників.
Водночас у компанії наголошують: Uspacy не є статичним інструментом. Платформа постійно розвивається, отримує нові можливості, а команда Unit B регулярно переглядає власні процеси, щоб використовувати її потенціал дедалі повніше.
«Мені подобається, що наша співпраця з Uspacy — це живий процес, у якому ми не просто користуємося готовим продуктом, а можемо ділитися своїм досвідом, говорити про потреби бізнесу та пропонувати зміни. Для мене особливо цінно, що команда Uspacy відкрита до такого діалогу: нас чують, наші пропозиції обговорюють, а частину з них ми з часом бачимо вже реалізованими в системі. За цей час Uspacy стала важливою частиною наших внутрішніх процесів, і ми продовжуємо знаходити нові можливості для її застосування. Приємно бути не просто користувачами українського продукту, а певною мірою долучатися до його розвитку.»
Марина Колісецька
керівниця інтернет-магазину та роздрібної мережі
Попри те, що сьогодні Uspacy вже стала невід’ємною частиною щоденної роботи компанії, у Unit B переконані, що це лише один із етапів цифрової трансформації. Команда вже працює над розширенням використання CRM, розвитком розумних об’єктів, новими інтеграціями та автоматизацією процесів. І, як зізнаються в компанії, чим глибше вони занурюються в можливості платформи, тим більше ідей з’являється щодо того, як зробити роботу ще простішою та ефективнішою.
«Мені важливо, щоб коли виникало питання, я отримувала відповідь швидко, а не залишалася з проблемою наодинці. Це дає впевненість, що систему можна розвивати далі. До того ж кожні пів року, коли ми проходимо по новому функціоналу з командою, співробітники самі кажуть, чого їм не вистачає або що хотілося б додати — і ці ідеї ми передаємо команді Uspacy. Так наш простір розвивається разом із нами.»
Юлія
адміністраторка Uspacy
Команда постійно взаємодіє зі спеціалістами Uspacy та партнером-інтегратором Rubicon: отримує консультації, обговорює нові сценарії використання, тестує ідеї та оперативно вирішує питання, що виникають у щоденній роботі. Завдяки цьому компанія не лише підтримує стабільну роботу системи, а й поступово відкриває для себе нові можливості продукту.
Команда Unit B
Довіра як частина продукту
Впровадження будь-якої корпоративної системи не завершується в день її запуску. Саме після переходу на нову платформу виникає найбільше запитань, з’являються нові ідеї щодо вдосконалення процесів і стає зрозуміло, наскільки швидко можна знайти рішення для нових бізнес-завдань.
«Для мене Uspacy — це не просто система для звітності, а інструмент, яким я користуюся щодня. Я ставлю завдання, контролюю їх виконання, бачу реальний стан справ за всіма напрямками без потреби когось запитувати. Мені подобається, що платформа дає простір для оптимізації: якщо бачу, що якийсь процес можна побудувати зручніше — просто пропоную. Uspacy стала частиною мого щоденного управлінського ритму, і саме тому я вірю в подальший розвиток цього інструмента разом із нашим бізнесом. До речі, у нас навіть з'явилася своя фраза: що б не обговорювали, рано чи пізно хтось каже: «Постав задачу в Uspacy».»
Петро Потайчук
керівник компанії
У Unit B відзначають, що після запуску Uspacy не залишилися самі на самій платформі. Команда постійно взаємодіє зі спеціалістами Uspacy та партнером-інтегратором Rubicon: отримує консультації, обговорює нові сценарії використання, тестує ідеї та оперативно вирішує питання, що виникають у щоденній роботі. Завдяки цьому компанія не лише підтримує стабільну роботу системи, а й поступово відкриває для себе нові можливості продукту.
Саме такий підхід, за словами команди, формує довіру. Коли питання вирішуються швидко, а за кожним зверненням стоять люди, які добре розуміють потреби бізнесу, платформа перестає бути просто програмним забезпеченням. Вона стає інструментом, який розвивається разом із компанією та допомагає їй крок за кроком вдосконалювати власні процеси.
