CRM для продажів: як побудувати керований процес від ліда до оплати в Uspacy

CRM для продажів допомагає зробити цей процес керованим, коли команда погодила етапи, відповідальних осіб і подальші дії. Розгляньмо, як організувати роботу в Uspacy на прикладі компанії, яка продає обладнання для бізнесу: від подання заявки на сайті до підтвердження оплати.

Воронка має відображати реальний шлях клієнта й показувати, якого результату менеджер уже досяг. Для кожного етапу потрібно визначити умови переходу до наступного, щоб співробітники однаково розуміли стан угоди.

У нашому прикладі послідовність така: уточнення потреби → підготовка пропозиції → узгодження умов → очікування оплати → успішно завершено. Спочатку менеджер з’ясовує вимоги до обладнання, бюджет і строки закупівлі. Коли інформації достатньо, готує комплектацію та розрахунок вартості.

Після надсилання пропозиції й отримання зворотного зв’язку починається узгодження ціни, постачання та порядку розрахунків. До очікування оплати переходять, коли умови погоджені й документи надіслані. Успішне завершення фіксують після підтвердження платежу та виконання інших прийнятих у компанії умов.

Якщо продаж обладнання й сервісне обслуговування мають різну послідовність роботи, для них доцільно налаштувати окремі воронки. Керівник зможе оцінювати кожен напрям за відповідними етапами, без змішування різних сценаріїв. Наступний крок — організувати роботу з новими зверненнями.

Кожне звернення потрібно зафіксувати, зберегти його джерело та призначити відповідального. Окремо команда визначає строк першого контакту, наприклад, протягом години в робочий час.

Клієнт залишає заявку на обладнання, але лише номера телефону недостатньо для підготовки пропозиції. Менеджер уточнює, для яких робіт потрібна техніка, якою має бути її продуктивність і коли планується її закупівля. Так первинний інтерес перетворюється на зрозумілу можливість продажу.

На основі кваліфікованого ліда в Uspacy можна створити угоду, контакт і компанію. Для подальшої роботи потрібні вимоги покупця, строки, бюджет, учасники погодження та вже досягнуті домовленості. Передавання даних із користувацьких полів слід налаштувати заздалегідь, щоб не переносити інформацію вручну.

Керівник контролює, чи всі нові звернення отримали відповідального та чи відбувся перший контакт у погоджений строк. Після розмови важливо зафіксувати, що має відбутися далі.

Активна угода потребує конкретного наступного кроку. Тому базове правило команди таке: кожна активна угода має наступну дію, відповідального та строк.

Після надсилання пропозиції менеджер планує справу — зателефонувати клієнту для її обговорення. Формулювання «обговорити комплектацію та отримати відповідь до четверга» дає більше ясності, ніж «зв’язатися пізніше». Нагадування допомагає повернутися до розмови вчасно, а результат контакту визначає подальшу роботу.

Листування, дзвінки та домовленості потрібно зберігати в контексті клієнта й угоди. Тоді під час наступного звернення менеджер бачить погоджену ціну, заперечення та обіцяні строки. Колега, який його підміняє, також має основу для продовження розмови.

Особистий дзвінок менеджера оформлюють як справу. Підготовку технічної специфікації за участю інженера — як завдання з виконавцем, терміном і результатом. Керівник перевіряє прострочені дії, а частину повторюваних кроків команда передає автоматизаціям.

Автоматизація продажів підтримує правила, які команда вже погодила. Для кожного сценарію потрібно визначити подію, дію, очікуваний результат і відповідального.

Наприклад, зміна етапу угоди запускає створення справи для повторного контакту. Менеджер отримує заплановану дію, пов’язану з конкретним продажем. В Uspacy такий сценарій налаштовують за допомогою умовних дій. Для нагадування про контакт задають потрібний час, а для погодження нестандартних умов — сповіщають керівника. Складніші послідовності з очікуванням і перевіркою умов будують через Процеси.

На фінальному етапі менеджер готує документи, фіксує погоджену суму та строк розрахунку. В Uspacy можна створити оплату на основі продуктів у картці угоди, сформувати платіжне посилання та надіслати його клієнту. Для цього потрібно підключити одну з доступних платіжних систем, наприклад, Monobank, LiqPay, WayForPay або Stripe.

Після успішного платежу інтегрований сервіс передає результат до Uspacy, і статус оплати автоматично змінюється на «Оплачено». Менеджер бачить підтвердження в Просторі та продовжує супровід замовлення. Саме надсилання рахунку чи платіжного посилання ще не означає завершення продажу.

Для часткових розрахунків команда окремо контролює отриману суму, залишок і дату наступного платежу. Передавання замовлення на виконання прив’язують до погодженої умови, наприклад, підтвердженого авансу. Статус оплати та етап угоди при цьому розмежовують: отримання коштів не означає автоматичного виконання всіх зобов’язань перед клієнтом.

Щоб оцінити, як працює весь процес — від першого звернення до оплати, — керівнику потрібні конкретні показники.

Показники мають допомагати ухвалювати рішення щодо поточних продажів. Для цього команда послідовно фіксує результати контактів, переходи між етапами та причини завершення роботи.

Швидкість першого контакту показує, як обробляються нові звернення. Конверсія між етапами допомагає знайти місця, де клієнти втрачаються, а тривалість продажу — помітити затримки. Прострочені справи вказують на пропущені дії, причини програшу пояснюють відмови, а результати менеджерів дають підстави для індивідуального аналізу.

Якщо угоди затримуються після надсилання пропозицій, варто перевірити їхній зміст і регулярність подальших контактів. Порівнюючи співробітників, потрібно враховувати джерела звернень і складність продажів. Окремо слід контролювати очікувані надходження та фактичні оплати: погоджена сума угоди ще не означає отримання коштів.

Почніть із показників, які допоможуть виявити затримки саме у вашому процесі продажів. Для кожного визначте потрібні дані, спосіб розрахунку та рішення, яке керівник ухвалюватиме на їх основі.