Держустанови
Використання сучасних інструментів Uspacy руйнує уявлення про державні установи як царину суцільної бюрократії.
Так історично склалося, що бодай якийсь контакт із держустановами асоціюється з нескінченними чергами й суцільним нерозумінням та викликає у пересічних громадян головний біль. Але чи існує спосіб зробити цю взаємодію зручною і приємною настільки, наскільки це взагалі можливо?
Цей спосіб таки існує і має назву Uspacy — єдиний цифровий онлайн-простір. Він допомагає автоматизувати більшість внутрішніх процесів, оптимізувати роботу всередині структури, а отже, забезпечити ефективну роботу державних органів та покращити взаємодію з громадянами. Система сприяє гнучкості в роботі держустанов і забезпечує швидкий доступ до інформації. Це в свою чергу дає змогу централізовано збирати та обробляти дані, пришвидшити обробку звернень, спростити процедуру подання документів і загалом надавати послуги якісно.
Об'єднання й обробка даних
Щоб обробляти звернення громадян швидко, перш за все необхідно впорядкувати базу контактів із занесенням особистої інформації. З цим завданням охоче впорається зручна CRM-система. Завдяки ній ви зможете фіксувати вхідні заявки, зберігати контакти й інші дані громадян в особистих картках єдиної бази, а також збирати заявки з усіх каналів комунікації в одному місці. Тут ви зможете додавати коментарі з описом суті звернення та вказувати, які рішення були запропоновані задля розв'язання питання. Завдяки тому, що дані зберігаються у спільній базі, кожен співробітник, який має до неї доступ, зможе переглядати історію взаємодії й оперативно надавати консультації, навіть якщо раніше не працював із конкретною людиною. До того ж, громадяни можуть бути впевнені — всі їхні дані знаходяться під надійним захистом норм загального регламенту GDPR, найсуворішого європейського законодавства.
Контроль над комунікацією
Використовуйте інструменти онлайн-простору, щоб координувати взаємодію підрозділів. Ставте завдання колегам та відстежуйте терміни виконання в режимі реального часу. Складайте робочі графіки, плануйте наради й зустрічі з партнерами. Організовуйте конференції, вебінари та інші заходи для співробітників, громадян чи партнерів. Використовуйте можливості стрічки новин, щоб робити важливі оголошення, сповіщати про кадрові зміни, досягнення колег і просто поздоровляти одне одного з визначними подіями. Підтримуйте спілкування в особистих і групових чатах. Миттєво обмінюйтесь повідомленнями, документами та файлами просто з мобільного. Будьте на зв'язку з колегами, де б ви не були.
Управління персоналом
Легко управляйте структурою компанії, якою б складною вона не була. Об'єднайте дані співробітників в єдиній системі та миттєво знаходьте потрібного колегу, використовуючи інформацію його особистого профілю. Без будь-яких складнощів наймайте нових співробітників і прощайтеся з тими, хто вирішив звільнитися. Ставте завдання колегам, які йдуть у відпустку та залишайте детальні коментарі до кожного, щоб ввести в курс справи. Спокійно відпочивайте й не турбуйтеся про те, що бодай якусь із справ оминуть увагою.
Упорядкування документів
Щоб зменшити навантаження на співробітників і дати їм змогу більше уваги приділяти клієнтам, впорядкуйте всі важливі документи в межах цифрового онлайн-простору. Встановіть рівні доступу до бази документів, щоб переглядати їх могли тільки уповноважені співробітники. Погрупуйте документи за категоріями, темами чи типами. Наприклад, ви можете створити розділи для файлів, пов'язаних з певними процедурами або клієнтами. Це гарантовано полегшить навігацію та пошук потрібних документів. Усе це значною мірою спростить щоденну роботу з документами та забезпечить збереженість рахунків, договорів, виписок, актів та інших паперів у єдиному електронному реєстрі.